Conseil en entreprise, PME & TPE : business plan, trésorerie, rentabilité, développement & gestion d’entreprise
La méthode d’optimisation liée à l’analyse des « 7 gaspillages » issue notamment de l’industrie automobile (autrement appelée « Lean Management ») permet d’avoir une vue claire et structurante de moyens simples et efficaces d’amélioration de la rentabilité.
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De manière générale, la finalité première d’une entreprise est d’être rentable et même bénéficiaire. Elle doit donc vendre, puis économiser, optimiser ses processus de production et réduire ses charges. Un des moyens est d’aller à la chasse aux “gaspillages”. Ces économies peuvent permettre à l’entreprise d’améliorer sa valeur ajoutée de 20% à 30% et ainsi augmenter le prix d’acceptabilité (prix accepté par le consommateur pour l’achat d’un produit ou service).
Le père fondateur de Toyota a créé cette matrice dans le but de repérer les activités non créatrices de valeur, chronophage et coûteuses en temps et en ressources financières.
Pour réaliser l’autodiagnostic de votre entreprise, il faut d’abord comprendre quelles sont vos activités “Muda”. Ce sont les activités improductives, des axes d’amélioration sur lesquelles vous allez devoir travailler pour limiter le gaspillage et créer efficacement de la valeur. Un gaspillage est une activité gourmande en ressources mais qui n’apporte ni une valeur ajoutée pour l’entreprise, ni pour le consommateur.
L’optimisation des processus de travail passe par l’identification, la réduction ou la suppression du gaspillage, le « pur gaspillage ». Il est assez facile à identifier car il est inutile et ne procure pas une valeur ajoutée.
NB : Tous les gaspillages ne sont pas forcément inutiles, certains sont juste essentiels à l’activité. C’est ce qu’on appelle le gaspillage nécessaire. Il n’apporte pas de valeur à l’entreprise mais permet à l’entreprise de maintenir un certain niveau de qualité de produit ou de service.
Surproduire, c’est fabriquer en trop grosse quantité par rapport à la demande. Cette marchandise supplémentaire n’est alors pas vendue et vous reste sur les bras. Il peut aussi s’agir d’une production trop en avance, ou qui ne correspond pas à une demande clairement exprimée par vos clients.
Exemple : Dans le cadre d’un restaurant, la surproduction c’est de prévoir plus de plats qu’il en faut pour un service. La réalisation de ces plats vous a coûté en matière première, en temps et en énergie. Dans ce cas là, il est important de connaître la demande afin de réduire le nombre de plats cuisinés en fonction de ce que les clients consomment généralement (avec une petite marge supplémentaire). Dans le cas des industriels, rien ne sert de produire pour stocker éternellement !
Le surstockage, c’est le fait de posséder des matières premières qui risquent avec le temps de devenir obsolètes et potentiellement jetées. Ce stockage engendre une consommation de trésorerie inutile (les coûts de stockage sont importants). Les stocks sont des capitaux immobilisés dont vous ne pouvez pas encore percevoir leur remboursement et leur bénéfice après transformation (stocks morts).
Exemple : Le sur-stock est généralement causé par une mauvaise gestion des commandes aux fournisseurs, des commandes passées en quantités inadaptées à votre activité. Il peut aussi s’agir d’une prévision des ventes un peu surestimée. Il faut revoir en long, large et travers sa manière de gérer les stocks, et se demander quelle quantité est réellement nécessaire à votre entreprise.
Les déplacements inutiles peuvent être des déplacements de matériel, de produits, de personnes (main d’œuvre), d’informations ou de documents qui n’apportent pas une valeur ajoutée ni à l’entreprise, ni au consommateur final.
Exemple : Un chantier mal planifié nécessitera des trajets inutiles (pas les bons outils, réapprovisionnement de matière première), des voyages à vide, et donc le temps de travail effectif n’est pas optimisé. Les processus de validation ou les chemins de signature pour validation sont aussi des étapes supplémentaires dont l’entreprise doit se séparer pour gagner en efficacité. Dans ce cas précis, il pourra être intéressant de revoir avec vos salariés les processus de fabrication (dans le détail) afin de les déceler et de les supprimer.
Les mouvements inutiles peuvent être liés à un mauvais rangement du matériel, des documents, des informations etc. Ils constituent une perte de temps pour l’entreprise qui s’attèle à chercher quelque chose qui est mal rangé, ou mal répertorié.
Exemple : Les mouvements inutiles peuvent être une caisse à outil incomplète, un déplacement pour se réapprovisionner en matière première, lesquels peuvent faire perdre un temps considérable souvent invisible aux productifs sur les chantiers. Tout comme les déplacements inutiles, ils peuvent être identifiés en reprenant les processus de A à Z et en définissant un protocole suivi par l’ensemble des collaborateurs (emplacement des choses, marche à suivre etc.).
Le temps est un facteur très important dans la vie de l’entreprise (le temps, c’est de l’argent !). Si l’on veut optimiser son travail il faut aussi optimiser son temps de travail. Les temps d’attente peuvent être divers : le temps d’attente entre 2 étapes de production (séchage de la colle, temps de repos d’une pâte, etc.), une cadence de travail ralentie ou des opérateurs inactifs. Enfin, il peut s’agir de processus de fabrication mal synchronisés.
Exemple : De la matière commandée en retard, un camion qui tombe en panne (mauvais entretien), des retards à des réunions, des opérateurs inactifs pendant une panne… sont des paramètres qui peuvent ralentir votre activité. Il faut bien faire la distinction entre les urgences (imprévus) et les évènements prévisibles. Pour l’approvisionnement en matières premières, une solution à envisager serait de mettre en place par exemple un logiciel de gestion de stock qui commande automatiquement à partir d’un nombre X de pièces (stock minimal défini).
Les traitements inutiles sont des tâches qui ne sont pas nécessaires dans la conception, la fabrication d’un produit ou d’un service. Ils peuvent être des processus trop compliqués, avec une multitude d’étapes, un manque d’information, ou bien un surplus en matière ou en information.
Exemple : Chez Petite-Entreprise.net, nous savons que certaines tâches peuvent être très chronophages et affecter votre planning et celui de vos équipes souvent bien chargé. C’est le cas de l’administratif (c’est une tâche nécessaire mais non créatrice de valeur), comme le disent nos Conseillers locaux du réseau Rivalis : « trop d’administratif nuit à un bon pilotage ». D’autre part, les traitements à supprimer peuvent être le double emballage, les nombreux contrôles qualité, des rapports trop complets ou encore des réunions inutiles.
Les erreurs sont des actions que l’entreprise tente de réduire afin de gagner en performance. En effet, il est plus intéressant pour une entreprise de produire correctement dès le premier coup. Cela leur évite : les retours clients, les retouches, une perte de temps, un contrôle supplémentaire et l’insatisfaction du client. Pour les limiter et les prévenir, il faut mettre en place des instructions précises sur la production et assurer un contrôle qualité pour ne pas que le client ait de mauvaises surprises.
Exemple : Les produits non conformes, la casse, les erreurs de saisie, les accidents sont des erreurs (pas toujours prévisibles) qui peuvent impacter votre cadence de travail.
Il est commun d’ajouter ce 8ème type de gaspillage au modèle traditionnel des 7 gaspillages. Le management des compétences est aussi un facteur important dans votre entreprise. Vos salariés, de par leurs connaissances, lui apportent une vraie valeur ajoutée. Si déjà, il vous faut mettre en avances ces compétences et les utiliser à bon escient dans votre activité.
Exemple : Le manque d’information, le manque de formation, un management trop centré sur les résultats, ainsi que l’absence de reconnaissance peut constituer une sous-utilisation des compétences (manque de motivation du personnel, compétence non adaptée à la mission etc). Pour y remédier, il faut mettre en place une stratégie de recrutement et de gestion des ressources humaines, en identifiant quelles sont les compétences de chaque salarié, quelles sont les compétences qui vous manquent (formation ou recrutement) et placer les employés à un poste qui leur convient effectivement.
En conclusion, tout manager ou chef d’entreprise doit être dans une logique de remise en question permanente pour permettre à son entreprise de continuer à se développer. Pour optimiser ses processus au travail, il faut parfois revoir son organisation du début à la fin. Dans toute l’entreprise se cache des gaspillages invisibles car ils font partie d’une routine. Pour les limiter, il faut savoir les reconnaître et les analyser, et c’est ce que vous offre la méthode lean ou des 7 gaspillages.
Ce qu’il faut retenir de cette méthode, c’est bien la structure de raisonnement, qui permet une optimisation facile et exhaustive.
Vous souhaitez être accompagné pour la mise en place de cette méthode dans votre entreprise ? Contactez votre Conseiller local.
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