Organiser un événement réussi

Définir les objectifs

La première étape avant d’organiser un événement est de se demander : « pourquoi voulons-nous organiser un événement ? ». En effet, de nombreuses entreprises partent du principe que, pour faire parler d’elles, elles doivent se montrer. Mais partir sans but ne conduit qu’à une destination : l’échec. Or, vu le budget demandé par un événement, et l’éventuel bad buzz qui peut s’ensuivre, il vaut mieux éviter de se planter.
Vous devez donc vous interroger sur vos objectifs :

• Consolider vos équipes
• Nouer des partenariats
• Développer votre notoriété
• Générer des ventes
• Etc.

C’est votre objectif qui déterminera la forme de l’événement, le budget et les modalités d’organisation

• Séminaire de team building
• Salon professionnel, colloque, conférence, événement à plusieurs, etc.
• Ateliers, conférences, événement en accès libre (ou sur invitation, pour générer une image « select »)
• Ateliers, magasins éphémères, etc.

Vous le voyez, les formes et les modalités sont très variées et déterminées par vos objectifs. Commencez donc par vous poser avec vos équipes pour réfléchir à ce que vous voulez faire réellement : organiser un événement doit permettre d’obtenir un bon retour sur investissement.

Solliciter des intervenants/prestataires

Une fois que vous savez ce que vous voulez faire, vous pouvez alors solliciter des intervenants ou des prestataires, si vous en avez besoin. Si, à l’inverse, ce sont vos collaborateurs qui seront animateurs de l’événement (dans le cas de magasins éphémères, d’ateliers ouverts au public, etc.), alors il vous faut commencer à sélectionner les participants pour ajuster les plannings (les participants à l’événement ne seront pas à leur poste pendant la durée de l’événement), négocier les modalités de déplacement, les horaires d’intervention, etc.
Cette étape peut paraître triviale mais il vaut mieux préparer le terrain et intégrer les collaborateurs dans le processus d’organisation de l’événement, sans quoi les risques sont grands d’être confronté à des réticences, des blocages, des frictions sociales…
Si vous faites appel à un prestataire, exposez-lui votre cahier des charges pour faire le point sur ce qui relève exactement de ses prérogatives :

• Est-ce à lui de trouver le lieu ?
• Est-ce à lui de s’occuper de la restauration ?
• Qu’est-ce qui est organisé par vous, qu’est-ce qui est organisé par lui ?
• Quelle est la durée de l’événement ?
• Qui s’occupe de la communication ?
• Etc.

Plus votre cahier des charges sera précis, plus vous éviterez les mauvaises surprises et plus performant sera votre événement.

Trouver le lieu, obtenir les autorisations

Si vous prenez en charge vous-même ces aspects de l’organisation de votre événement, il faut vous y prendre quelques mois en avance pour éviter les déconvenues et vous assurer d’avoir le lieu que vous voulez aux dates qui vous conviennent.
Si votre événement a vocation à se dérouler sur des espaces publics (places publiques, esplanades, etc.), alors anticipez pour obtenir des autorisations auprès de la commune. Pensez à solliciter l’aide des associations de commerçants et/ou de la CCI dans vos démarches.

Et si vous organisiez un événement à plusieurs ?

Organiser un événement, cela demande de l’argent et du temps. En temps de crise, ces paramètres sont précieux. Il peut donc être extrêmement profitable de créer des événements à plusieurs entreprises, de mutualiser pour optimiser coûts et investissements. Et ce, qu’il s’agisse de séminaires de team building ou d’événements de communication extérieure.
Par exemple, si vous êtes dans le secteur de l’apparence (optique, santé/bien-être, diététique, cosmétique, mode, etc.), vous pouvez organiser à plusieurs (en évitant d’inviter des concurrents évidemment) un événement qui regrouperait des commerces complémentaires : vous maximisez vos chances de réussite en proposant un événement global aux consommateurs, vous mutualisez les coûts et vous nouez des partenariats qui peuvent s’avérer fructueux par la suite !

Communiquez !

N’oubliez évidemment pas de communiquer si vous organisez un événement ! Imaginez que vous ayez passé tout ce temps et dépensé tout cet argent et que vous vous retrouviez seul, faute d’avoir fait savoir aux intéressés que vous aviez organisé un événement pour eux…
Qu’il s’agisse d’un événement interne ou externe, vous devez communiquer efficacement pour maximiser vos chances de réussite.