Changer de locaux d’entreprise : réussir son déménagement

Le management : une étape capitale du déménagement

Un déménagement d’entreprise est un bouleversement pour les salariés qui ont leurs habitudes dans leurs locaux professionnels et qui peuvent avoir peur de la nouvelle organisation de l’espace, de l’ergonomie future des postes de travail, etc. En outre, il est obligatoire de prévenir le CE et le CHSCT quand il y en a.

Aussi, il faut envisager impérativement le déménagement de l’entreprise sous l’angle du management pour que les choses se passent au mieux et que même le changement de locaux puisse entraîner une amélioration de la productivité et de la motivation des salariés.
Par conséquent, le déménagement peut être l’occasion de faire participer les délégués du personnel au projet de changements de locaux, et ainsi mieux préparer les salariés et mieux dialoguer pour éviter les tensions sociales qui peuvent découler du déménagement.

Présenter les bénéfices qui découleront du déménagement de votre entreprise pour remporter l’adhésion des salariés est alors un aspect essentiel : moins de transport, plus de visibilité, commerces à proximité, augmentation du CA sont autant de points qui peuvent suffire à stimuler l’envie des salariés de changer de local d’entreprise. Il peut également être pertinent de profiter du déménagement pour prendre en compte les doléances des salariés concernant la nouvelle organisation des locaux professionnels, l’organisation des postes de travail, des besoins matériels, etc.. Cela permet en outre de préciser le cahier des charges et de trouver le bon local.

• Question planning, il faudra communiquer auprès des salariés selon un agenda qui peut ressembler à celui-ci :
• Prévenir du déménagement à J-60
• Présenter les nouveaux locaux et la nouvelle organisation des locaux à J-30
• Distribuer les cartons à J-15
• Présenter le planning précis du jour J à J-7

Le cahier des charges et la négociation du déménagement

Le cahier des charges vous permet dans un premier temps de trouver le bon local puis, dans un deuxième temps, d’établir les conditions précises du déménagement : ordre d’installation des postes, mobiliers, tâches relevant des professionnels et tâches relevant de l’entreprise, liste détaillée des biens à déménager ainsi que leurs valeurs.

Ce cahier des charges vous permettra de demander des devis précis et de mieux les comparer ! Et n’hésitez pas à faire jouer la concurrence : les prix peuvent aller du simple au double pour la même prestation !

D’ailleurs, pensez à analyser les clauses du contrat de déménagement d’entreprise : pénalités de retard, de perte ou de casse. Il vaut parfois mieux payer un peu plus cher pour un peu plus de garanties que d’aller au moins disant et de se retrouver pénalisé. Il est également possible que votre assurance couvre ces garanties sans surcoût, ou pour un surcoût moindre que celui proposé par les entreprises de déménagement. Pensez donc à solliciter vos assureurs (cela tombe bien puisqu’il aura fallu de toute façon anticiper le déménagement pour anticiper les modifications du contrat d’assurance).

Côté prix, comptez pour un déménagement d’entreprise 100 à 200 euros par poste de travail à déménager, beaucoup plus dans le cas de machines, de postes complexes ou de serveurs informatiques, par exemple.