Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Définition et caractéristiques de la facture pro forma

L’expression « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». Il faut voir ce document commercial comme un devis officiel présenté sous forme de facture. Il est souvent utilisé pour les activités de vente et de prestations alors que le devis est traditionnellement réservé au BTP. Elle facilite les relations BtoB car elle se prête bien au partenariat. La facture pro forma est un document provisoire, un modèle pour les documents complets et réels qui seront émis par la suite. Il est généralement accompagné des conditions générales de ventes.

Les avantages d’une facture pro forma

Le destinataire de la facture pro forma peut ainsi se faire une idée très précise de ce qui va lui être facturé s’il contracte avec le fournisseur et, de la même façon, le fournisseur peut très précisément formuler son offre auprès d’un client pour une nouvelle prestation ou auprès d’un prospect. On évite ainsi les malentendus sur la description des biens ou services proposés et sur les conditions commerciales : prix, remises éventuelles, termes de paiement, termes de la livraison. Comme pour un devis, en cas d’accord entre le client et le fournisseur, le client enverra un bon de commande : le contrat sera exécuté et entraînera par la suite la livraison du produit ou du service, accompagnée de la facture définitive. En cas de désaccord, le client n’est pas engagé.

Un autre intérêt de la facture pro forma est de se faire payer la marchandise, auprès de nouveaux clients ou pour des clients présentant des difficultés financières : le paiement en avance se fait sur la base de la facture pro forma et une fois les fonds reçus, le fournisseur livre et émet la facture définitive. Cela évite en amont bien des difficultés de recouvrement des créances !

Dans quels cas la facture pro forma est-elle utilisée ?

La facture pro forma s’avère très utile dans de nombreuses situations et peut être établie pour diverses raisons :

• Contracter un crédit : certains organismes financiers demandent une facture pro forma pour toute demande de prêt, leur permettant ainsi de bien évaluer le projet à financer.
• Déclarer la valeur en douane de marchandises : dans les transactions d’import ou d’export, une facture pro forma sera demandée pour obtenir des douanes une autorisation d’achat ou de vente.
• Faciliter la relation commerciale : le client peut demander des factures pro forma pour comparer l’offre de différents fournisseurs et ouvrir les négociations.
• Dessiner les contours d’une transaction : avant que tous les paramètres de la transaction soient connus, la facture pro forma en dessine les contours de manière provisoire et ajustable et permet ainsi d’établir de bonnes bases avec le client potentiel.
• Se protéger des impayés, en se faisant payer la marchandise ou le service en amont auprès de nouveaux clients ou d’entreprises en difficulté.

Qui exige la facture pro forma et doit-on la comptabiliser ?

Il est important de noter que la facture pro forma n’a ni valeur légale ni valeur comptable : ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif. La comptabilisation de la facture pro forma ne doit donc en aucun cas être effectuée !

Elle peut cependant être exigée par l’administration fiscale pour justifier d’une exonération de TVA pour les opérations faisant intervenir un intermédiaire agissant en son nom propre (article 256 du CGI/BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10-20130819)

Comment faire une facture pro forma ?

La facture pro forma doit respecter un certain formalisme et comporte ainsi plusieurs mentions obligatoires. Elle doit notamment présenter :

• la mention « Pro Forma »
• l’identification du fournisseur
• le nom du prospect ou client
• la date d’émission du document
• un numéro de facture pro forma
• le détail des marchandises ou prestations
• les quantités
• les tarifs hors taxes
• la TVA
• les délais de paiement
• les délais de livraison
• les déductions éventuelles
• la validité de l’offre
• les conditions particulières

Si la facture pro forma est émise pour une transaction internationale, elle devra indiquer :

• la devise de facturation,
• l’ Incoterm (c’est-à-dire les conditions de la livraison : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété).

Utilisez votre logiciel de facturation pour émettre vos factures pro forma, ou un modèle de facture sous Excel ou Word, en prenant bien soin de respecter le formalisme requis.

Voilà, vous savez tout pour faire une facture pro forma, utiliser cet outil commercial, pour dynamiser vos ventes, maîtriser vos approvisionnements ou sécuriser le paiement de vos factures.

Peut-on convertir une facture pro forma en facture classique ?

Comme évoqué ci-dessus, la facture pro forma ne dispose d’aucune valeur légale ou comptable. Néanmoins, dans le cas où la transaction aurait lieu, une facture commerciale devra être établie en bonne et due forme. La solution la plus rapide s’offrant à vous sera donc de convertir votre facture pro forma en facture classique.

Pour ce faire, il sera nécessaire de :

• Remplacer la mention “facture pro forma” par “facture”
• Mettre à jour la date de facturation
• Ajouter une numérotation suivant la chronologie de vos factures précédentes
• Mentionner l’échéance du paiement
• Si des négociations ont eu lieu entre temps (tarifs, remise, etc.), mettre à jour les informations concernées

A noter : un logiciel de facturation vous permettra de convertir votre facture pro forma en une facture commerciale en un clic.

Factures pro forma : les spécialistes de petite-entreprise.net répondent à toutes vos questions !

Des questions au sujet de la facture pro forma, de son utilisation, de sa comptabilisation ou encore sur les mentions obligatoires ? N’attendez plus et faites appel à l’un de nos conseillers en entreprise proches de chez vous pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé. Véritable outil commercial, la facture pro forma peut s’avérer particulièrement utile au développement de votre chiffre d’affaires. Spécialistes de la gestion d’entreprise, nos conseillers répondent à toutes vos questions : comment faire une facture pro forma, pourquoi faire une facture pro forma, faut-il la comptabiliser et bien plus encore.