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La facture pro forma est une facture provisoire permettant à l’acheteur d’un bien d’équipement d’obtenir un crédit ou une autorisation, en particulier pour une importation. Tout dirigeant de TPE a déjà reçu une facture pro forma. Mais en a-t-il envoyé à ses clients ou sollicité ses fournisseurs pour en recevoir une ? Voyons dans quelles circonstances il peut être utile d’y recourir ou comment s’y prendre pour faire une facture pro forma.
 | on en parle ! | |
L’expression « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». Il faut voir ce document commercial comme un devis officiel présenté sous forme de facture. Il est souvent utilisé pour les activités de vente et de prestations alors que le devis est traditionnellement réservé au BTP. Elle facilite les relations BtoB car elle se prête bien au partenariat. La facture pro forma est un document provisoire, un modèle pour les documents complets et réels qui seront émis par la suite. Il est généralement accompagné des conditions générales de ventes.
Le destinataire de la facture pro forma peut ainsi se faire une idée très précise de ce qui va lui être facturé s’il contracte avec le fournisseur et, de la même façon, le fournisseur peut très précisément formuler son offre auprès d’un client pour une nouvelle prestation ou auprès d’un prospect. On évite ainsi les malentendus sur la description des biens ou services proposés et sur les conditions commerciales : prix, remises éventuelles, termes de paiement, termes de la livraison. Comme pour un devis, en cas d’accord entre le client et le fournisseur, le client enverra un bon de commande : le contrat sera exécuté et entraînera par la suite la livraison du produit ou du service, accompagnée de la facture définitive. En cas de désaccord, le client n’est pas engagé.
Un autre intérêt de la facture pro forma est de se faire payer la marchandise, auprès de nouveaux clients ou pour des clients présentant des difficultés financières : le paiement en avance se fait sur la base de la facture pro forma et une fois les fonds reçus, le fournisseur livre et émet la facture définitive. Cela évite en amont bien des difficultés de recouvrement des créances !
La facture pro forma s’avère très utile dans de nombreuses situations et peut être établie pour diverses raisons :
Il est important de noter que la facture pro forma n’a ni valeur légale ni valeur comptable : ce n’est pas un document obligatoire. Elle n’est produite qu’à titre informatif. La comptabilisation de la facture pro forma ne doit donc en aucun cas être effectuée !
Elle peut cependant être exigée par l’administration fiscale pour justifier d’une exonération de TVA pour les opérations faisant intervenir un intermédiaire agissant en son nom propre (article 256 du CGI/BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10-20130819)
La facture pro forma doit respecter un certain formalisme et comporte ainsi plusieurs mentions obligatoires. Elle doit notamment présenter :
Si la facture pro forma est émise pour une transaction internationale, elle devra indiquer :
Utilisez votre logiciel de facturation pour émettre vos factures pro forma, ou un modèle de facture sous Excel ou Word, en prenant bien soin de respecter le formalisme requis.
Voilà, vous savez tout pour faire une facture pro forma, utiliser cet outil commercial, pour dynamiser vos ventes, maîtriser vos approvisionnements ou sécuriser le paiement de vos factures.
Comme évoqué ci-dessus, la facture pro forma ne dispose d’aucune valeur légale ou comptable. Néanmoins, dans le cas où la transaction aurait lieu, une facture commerciale devra être établie en bonne et due forme. La solution la plus rapide s’offrant à vous sera donc de convertir votre facture pro forma en facture classique.
Pour ce faire, il sera nécessaire de :
A noter : un logiciel de facturation vous permettra de convertir votre facture pro forma en une facture commerciale en un clic.
| Depuis le 1er janvier 2018, en cas de défaut de l’utilisation d’un logiciel de facturation, le montant de l’amende est fixé à 7500 € et le chef d’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité.
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Des questions au sujet de la facture pro forma, de son utilisation, de sa comptabilisation ou encore sur les mentions obligatoires ? N’attendez plus et faites appel à l’un de nos conseillers en entreprise proches de chez vous pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé. Véritable outil commercial, la facture pro forma peut s’avérer particulièrement utile au développement de votre chiffre d’affaires. Spécialistes de la gestion d’entreprise, nos conseillers répondent à toutes vos questions : comment faire une facture pro forma, pourquoi faire une facture pro forma, faut-il la comptabiliser et bien plus encore.
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