Factures et conditions générales de vente

Après vous être assuré de la rentabilité de votre facture lors de son établissement, il vous faut veiller à y préciser des informations obligatoires :

L’obligation de facturation

Toute vente de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation.

L’obligation de facturer s’impose donc uniquement aux professionnels – industriels, commerçants ou prestataires de services – qui vendent des produits ou fournissent des prestations de services à d’autres professionnels.

Toutefois, pour les prestations qu’ils rendent aux particuliers, les professionnels sont tenus de délivrer une note. L’original de cette note doit être remis avant le paiement du prix. Le double doit être conservé par l’entreprise pendant 2 ans.

En pratique : les bons de caisse peuvent servir de note à la condition qu’ils comportent toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur ces notes. Sur ce justificatif, certains renseignements doivent obligatoirement figurer :

• la date de rédaction de la note
• le nom et l’adresse de l’entreprise
• le numéro SIREN de l’entreprise
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où l’entreprise est immatriculée
• le nom du client, sauf opposition de celui-ci
• la date et le lieu d’exécution de la prestation
• le décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation rendue et produit fourni
• la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises

Attention : des conditions particulières s’ajoutent à ces mentions obligatoires pour certaines prestations (hôtels, restaurants, déménagement, garages de véhicules automobiles, dépannage, etc.). D’autre part, il existe un régime fiscal particulier qui s’applique aux entreprises de travaux immobiliers (construction, réfection et réparation).

La note qu’elles doivent fournir aux particuliers doit mentionner :

• le nom et l’adresse des parties
• le numéro SIREN de l’entreprise prestataire et la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée
• la nature et la date des travaux
• le montant du prix (Montant minimum nécessaire à l’établissement d’une facture)
• le montant de la TVA.

L’original de cette note doit être remis au plus tard lors du paiement du solde du prix.

Le double doit être conservé par l’entrepreneur pendant toute la durée de la prescription fiscale, c’est-à-dire jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle de l’exigibilité de la TVA due au titre de l’opération concernée.

Tout manquement à cette obligation expose son auteur à une amende d’un montant égal à 25 % du montant TTC des opérations en cause.

Cette amende est due :

• en cas de retard ou de défaut de délivrance de la note
• en cas de défaut de conservation du double de la note dans le délai prescrit.
• Par ailleurs, toute omission ou inexactitude constatée dans la note donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude. 

Le contenu des factures

Les factures, obligatoirement rédigées en langue française, doivent comporter un certain nombre de renseignements.

En pratique : les factures doivent être conservées par le vendeur et par l’acheteur pendant un certain délai.

Ce délai est de 6 ans en matière fiscale et de 10 ans en matière commerciale et comptable.

Mieux vaut donc jouer la prudence et respecter le délai de conservation le plus long.

En effet, le délai de prescription des obligations entre commerçants étant de 10 ans, il est utile de conserver les factures à titre de preuves pendant toute cette durée.

Les mentions obligatoires sur les factures

1. Nom (ou dénomination sociale), adresse de l’entreprise qui facture

S’il s’agit d’une société, la dénomination sociale doit être précédée ou suivie immédiatement selon les cas des mots ou initiales :

• société à responsabilité limitée ou SARL ;
• société anonyme ou SA ;
• société en nom collectif ou SNC ;
• société par actions simplifiée ou SAS. À noter : les adhérents à un centre ou à une association de gestion agréé doivent préciser sur leurs factures qu’ils acceptent les règlements par chèques en leur qualité de membres d’un CGA ou d’une AGA. De plus, le montant du capital social doit être indiqué.

2. Numéro SIREN et mention RCS de l’entreprise qui facture

Attention : toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés doit indiquer sur ses documents commerciaux (factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom propre) :

• le numéro unique d’identification, numéro dit SIREN, qui lui est attribué lors de son inscription au répertoire SIRENE tenu par l’INSEE ;
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
• S’il s’agit d’une société commerciale dont le siège est à l’étranger, sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, s’il y a lieu le numéro d’immatriculation dans l’état où elle a son siège, et, le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ;

Le cas échéant, sa qualité de locataire-gérant. Nom et adresse de l’acheteur

En pratique : le vendeur peut avoir intérêt à exiger la communication du numéro d’identification et le RCS des clients nouveaux.

Cela facilitera ses procédures de recouvrement en cas d’impayé si l’adresse qui lui est fournie est en réalité une simple domiciliation.

Attention : si la facture n’est pas établie au nom de l’acheteur, celui-ci ne pourra pas récupérer la TVA.

3. Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur

Le numéro de TVA intracommunautaire complété par le numéro intracommunautaire de l’acheteur en cas de livraison intracommunautaire

À noter : les entreprises françaises disposent d’un numéro d’identification spécifique à leurs opérations intracommunautaires.

Il se décompose de la façon suivante : FR (pour France) + deux chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l’entreprise. Et il doit désormais figurer sur toutes leurs factures.

4. Date de facturation

Les professionnels doivent en principe facturer leur client dès que la vente est réalisée ou que la prestation de services est exécutée.

Toutefois, il peut leur manquer un élément indispensable à la facturation, le prix, notamment lorsqu’il dépend d’une cotation ultérieure.

Dans ce cas, l’administration fiscale admet un léger différé de facturation, à condition que le professionnel facture son client dès que l’élément manquant est connu.

5. Numéro de la facture

6. Dénomination et quantité précise des produits ou services fournis

La quantité s’exprime soit en unités de produits ou services, soit en poids, volume ou taux horaire, selon les usages de la profession ou de l’entreprise.

7. Le prix et la TVA applicable

Doivent être précisés :

• le prix unitaire HT de chaque produit ou service ;
• le taux de TVA par produit ;
• le total HT des produits soumis au même taux de TVA, si différents taux sont applicables ;
• le total de la TVA par taux, si différents taux sont applicables ;
• le montant total du prix HT, de la TVA et du prix TTC.

Attention : ces différentes mentions relatives à la TVA ne concernent pas ceux qui bénéficient d’une dispense de TVA (exonération ou franchise en base de TVA notamment).

Cependant, ils doivent préciser sur leurs factures en vertu de quelle disposition ils sont dispensés de facturer de la TVA.

Et lorsque le vendeur est autorisé à acquitter la TVA selon des modalités particulières, par exemple d’après les débits, il doit le mentionner sur ses factures.

À noter : lorsque la commande passée par un client est anormalement faible en considération des usages normaux de l’activité, l’administration admet que le coût de la facture soit imputé à l’acheteur, sous réserve que les conditions suivantes soient respectées :

• les frais décomptés doivent être identiques pour tous les clients achetant en quantités comparables ;
• ce coût supplémentaire doit apparaître clairement dans les conditions générales de vente ;
• il ne doit pas être supérieur aux frais réels d’établissement de la facture. Réductions de prix

Doivent figurer sur les factures les réductions de prix acquises et chiffrables à la date de la vente ou de la prestation de services, et directement liées à cette opération de vente ou de prestation de services.

Les réductions de prix doivent être indiquées pour chaque produit concerné, sauf s’il s’agit d’une remise globale.

Ainsi, n’ont pas à figurer sur les factures :

• les ristournes de nature conditionnelle, dès lors que les conditions de ces ristournes ne sont pas réalisées à la date de l’opération ;
• les ristournes de  » coopération commerciale  » qui sont octroyées en contrepartie de services spécifiques, sans lien direct avec l’opération.

8. Date de règlement

C’est-à-dire le jour, le mois et l’année auxquels le paiement doit être réalisé.

Les formules types  » 30 jours fin de mois  » ne remplissent pas les exigences légales.

En revanche, l’administration admet la mention  » paiement comptant  » lorsque l’acheteur est tenu de payer le prix à la livraison.

9. Le taux des pénalités de retard exigibles à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture

10. Conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente

En pratique, les conditions d’escompte fixent les taux ou les montants de réduction de prix consentie en raison d’un paiement anticipé. Attention : lorsque le vendeur n’accorde pas d’escompte, quelle que soit la date de règlement, une mention sur la facture doit en avertir l’acheteur (ex :  » pas d’escompte en cas de paiement anticipé « ).

À noter : la facture n’a pas à comporter la rubrique relative à l’escompte lorsque le client a payé comptant ou en cas de paiement par virement bancaire ou prélèvement automatique.

111. Certaines conditions générales de vente

Elles sont facultatives sur la facture mais fortement conseillées.

Elles peuvent rappeler au moins l’éventuelle réserve de propriété et les pénalités dues par le client en cas de retard de règlement. Attention : le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire expose le dirigeant à une amende de 75 000 € ! Par ailleurs, toute omission ou inexactitude constatée dans une facture donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par inexactitude ou omission. Cette amende ne peut toutefois excéder le quart du montant qui figure ou qui aurait dû figurer sur chaque facture.

12. La délivrance de la facture

Le vendeur doit délivrer la facture à l’acheteur dès la réalisation de la vente ou l’exécution de la prestation de services.

En pratique, l’administration admet que la vente est réalisée :

• à la date de la livraison lorsqu’elle est prise en charge par le vendeur lui-même ou par un transporteur agissant pour son compte ;

En principe, la vente est réalisée dès que le vendeur et l’acheteur sont d’accord sur la chose vendue et sur son prix.

• à la date de l’expédition lorsque la marchandise est confiée à un transporteur qui agit pour le compte de l’acheteur ;
• à la date de l’enlèvement de la marchandise dans les magasins du vendeur lorsque c’est l’acheteur qui le prend en charge.

Dans certains cas, il est impossible de facturer à la date de réalisation de la vente car un élément de la facture, le prix, n’est pas encore connu (parce qu’il dépend d’une cotation ultérieure par exemple).

Dans ce cas, l’administration admet un léger différé de facturation. Attention : le différé de facturation doit être distingué de la pratique de la facture récapitulative.

La facture récapitulative est établie périodiquement pour des livraisons fréquentes intervenues au cours d’un même mois pour un même client.

Les entreprises doivent alors remettre à chacune des livraisons un bon de livraison numéroté de façon continue pour chaque année ou chaque exercice. La facture devra porter les références des bons de livraison concernés.

Et en tout état de cause, les opérations de chaque mois civil doivent être facturées au plus tard dans les premiers jours du mois suivant.

13. Les clauses obligatoires des conditions générales de vente

Tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer à toute personne qui en fait la demande pour les besoins d’une activité professionnelle, son barème de prix et ses conditions générales de vente.

Rappel : toute personne soumise à l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit indiquer sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom :

• son numéro SIREN,
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée,
• si elle est une société commerciale dont le siège est à l’ étranger, sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, s’il y a lieu le numéro d’immatriculation dans l’état où elle a son siège, et, le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation,
• le cas échéant, sa qualité de locataire-gérant.
• Les barèmes de prix :
  Tous les barèmes de prix différenciés doivent être mentionnés, notamment ceux qui tiennent compte de l’importance des quantités commandées, du montant total facturé, du lieu de livraison ou de certaines conditions particulières.
• Les réductions de prix :
  Il peut s’agir des réductions de prix consenties en fonction des commandes déjà passées ou escomptées, ou encore de celles qui sont prévues pour rémunérer la prise en charge par l’acheteur de certains services, comme le service après-vente, le marquage du prix des produits, etc.
• Les modalités de règlement :
  Les conditions générales de vente doivent préciser à la fois les modalités de règlement et les délais de paiement. Le taux des agios et des escomptes doit aussi y figurer.
  Le délai de paiement pour les transactions entre entreprises est fixé à 30 jours à compter de la date de livraison des marchandises ou de l’exécution de la prestation de services.
• Les pénalités de retard :
  Il s’agit à la fois des modalités de calcul des pénalités et des conditions auxquelles ces pénalités sont appliquées.
  Désormais les conditions générales de vente doivent préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard exigibles en cas de paiement après la date figurant sur la facture. Attention : lorsque des pénalités sont prévues, le retard du client fait naître automatiquement une créance au profit du vendeur ou du prestataire, sans qu’une mise en demeure ne soit obligatoire. Cette créance étant certaine dans son principe et dans son montant, elle doit en principe être prise en compte dans le bénéfice imposable de l’exercice au cours duquel le délai de paiement est expiré, même si ces pénalités n’ont pas été encaissées ni même exigées. Toutefois, lorsque les pénalités de retard sont relatives à des ventes ou à des prestations de services pour lesquelles la livraison ou l’achèvement sont intervenus entre le 18 juin 2001 et le 31 décembre 2004 (peu important, ici, que ces pénalités soient encaissées ou payées après le 31 décembre 2004), les produits correspondants doivent être rattachés pour la détermination du résultat imposable, à l’exercice de leur encaissement.
  Les pénalités de retard peuvent se cumuler avec des intérêts moratoires.
  En effet, ces pénalités ne constituent pas un intérêt. Par conséquent, le vendeur est en droit de réclamer à la fois les pénalités prévues par ses conditions générales et des intérêts moratoires. Attention : le taux des pénalités de retard applicable correspond, sauf disposition contraire, au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente (taux Refi ou Refo) majoré de 7 points. Vous pouvez, bien entendu, fixer un taux différent, à condition toutefois qu’il ne soit pas inférieur à 1,5 fois le taux de l’intérêt légal.

• Les contrats conclus hors établissement :
  Depuis l’entrée en vigueur de la loi Hamon, certains professionnels ont la faculté d’user de leur droit de rétraction sur les contrats conclus hors établissement, dont l’objet du contrat ne doit pas entrer dans le champs d’activité principale de l’entreprise, et lorsqu’ils n’emploient pas plus de cinq salariés. Ce droit de rétractation doit figurer dans les conditions générales de vente.

• Les avantages particuliers
  Lorsque le vendeur consent un avantage particulier à l’un de ses clients, il doit l’accorder à tous ceux qui répondent aux mêmes conditions. C’est pourquoi, à chaque fois qu’un avantage nouveau est octroyé à un client, il doit être intégré dans les conditions générales de vente.
  Cette obligation n’empêche pas toutefois le vendeur de conclure des accords de coopération commerciale prévoyant des conditions particulières.
  Les contrats qui organisent une collaboration entre un fournisseur et un distributeur, doivent être établis par écrit, mais n’ont pas à être communiqués aux autres clients.

14. Certaines clauses des Conditions Générales de Vente sont conseillées

• Les délais de livraison :
  Vis-à-vis des clients professionnels, il peut être opportun de prévoir dans les conditions générales de vente que le délai de livraison est simplement indicatif.
  Son dépassement ne pourra pas alors donner droit en principe à des dommages-intérêts à leur profit.
• La force majeure
  Il est préférable de rappeler qu’en cas de force majeure (événement extérieur, imprévisible et irrésistible), le vendeur sera libéré de toute obligation envers son client.
  On peut même prendre le soin de définir certains cas de force majeure en dressant une liste dont on spécifiera qu’elle n’est pas limitative.
• La clause de réserve de propriété
  Cette clause permet au vendeur de se réserver la propriété des biens vendus, après leur livraison à l’acheteur, jusqu’au paiement complet de leur prix. Ainsi, le vendeur pourra obtenir la restitution des marchandises livrées en cas de non-paiement ou les revendiquer en cas de dépôt de bilan de son client.
  La clause de réserve de propriété est opposable à l’acheteur quel que soit le contenu de ses propres conditions générales d’achat, et même si celles-ci excluent toute réserve de propriété du vendeur. La seule exception à ce principe : le cas où acheteur et vendeur ont convenu par écrit d’écarter ou de modifier la clause de réserve de propriété. En pratique : lorsqu’un client  » dépose son bilan  » et que le vendeur bénéficie à son égard d’une réserve de propriété, il dispose d’un délai de 3 mois à compter de la publication du jugement d’ouverture de la procédure collective pour réclamer la restitution des marchandises impayées. Il doit adresser cette revendication par lettre recommandée avec accusé de réception à l’administrateur judiciaire, sauf si ce client est déjà en liquidation, auquel cas l’interlocuteur sera le liquidateur.
  À défaut d’accord du mandataire judiciaire dans le délai d’un mois, le vendeur doit saisir dans le mois suivant le juge-commissaire.
• La clause limitative de responsabilité
  Cette clause permet de limiter le montant des dommages-intérêts qui pourraient être réclamés en cas de manquement de la part du vendeur à l’un de ses engagements. Cela peut être aussi l’occasion pour le vendeur de préciser l’étendue de ses obligations contractuelles à l’égard de son client.
• La clause attributive de compétence
  Entre commerçants, cette clause permet de soumettre tout litige relatif à la vente au Tribunal de Commerce le plus proche du siège du vendeur.

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