Bien répondre à un appel d’offres public

Bien comprendre les mécanismes pour optimiser ses chances de réussite

L’appel d’offres public répond à des impératifs de traiter les fournisseurs de manière équitable et transparente. On annonce clairement ce que l’on veut et il faut que le fournisseur fasse ce qui était annoncé. Il n’existe que très peu de possibilités de modifier les termes du cahier des charges et encore moins du règlement de consultation au fil de la procédure. 

Toute réponse qui ne correspond pas aux formats « imposés » ou qui vise à côté est immédiatement rejetée. Il faut donc avant tout bien comprendre les mécanismes qui régissent les appels d’offres et les attributions des marchés publics.

Pour commencer, il faut savoir chercher et trouver les appels d’offres. Le support de publicité employé peut permettre d’avoir une indication sur le montant du besoin de l’acheteur. 

Pour les marchés inférieurs à 90 000€ HT, l’acheteur public peut publier l’offre sur le support de son choix. Il peut également le publier au Bulletin Officiel des Annonces Marchés Publics (BOAMP). 

Par contre, pour les MAPA supérieurs à 90 000€ HT, il y a une obligation de publier au BOAMP ou dans un Journal d’Annonces Légales (JAL). Et pour les procédures formalisées, les avis de marché sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE). Si l’acheteur le souhaite, il peut également le publier au BOAMP. 

Il faut ensuite savoir décrypter le type d’appel d’offres. 

Les procédures de passation de marchés publics varient en fonction de leur objet : 

• Marché de travaux
• Marché de fournitures : achat ou location de matériels, de mobilier ou de produits
• Marché de services : entretien des locaux, conseil juridique, projet informatique par exemple.

Mais aussi en fonction de la valeur du marché : 

• Si la valeur estimée du marché est inférieure aux seuils de procédure formalisée, l’acheteur pourra faire un marché à procédure adaptée ou MAPA
• Au-delà, il doit respecter une procédure formalisée.

Pour les marchés d’une valeur inférieure à 25 000€ HT, l’acheteur public doit simplement choisir une offre pertinente, de faire une bonne utilisation de l’argent public et de ne pas contracter toujours le même fournisseur. 

Enfin, les procédures varient également en fonction de l’organisme. Les seuils pour une procédure formalisée sont les suivants : 

Pour les fournitures et services : 

• De 135 000 à 144 000€ HT pour l’Etat et ses établissements publics
• De 209 000 à 221 000€ HT pour les collectivités territoriales et les établissements publics de santé
• De 418 000 à 443 000€ HT pour une entité adjudicatrice acheteur qui exerce une activité d’opérateur de réseaux

Pour les travaux : de 5 225 000 à 5 548 000€ HT. 

Vous verrez plus loin en quoi cette distinction est fondamentale.

Ensuite, quand il y a allotissement, il faut choisir le ou les lots sur lesquels se positionner : l’administration n’accordera de toute façon pas tous les lots à une seule entreprise. Il faut donc miser sur vos points forts pour maximiser vos chances de remporter le marché public.

Industrialiser la procédure de réponse aux appels d’offres publics

Chercher, trouver, analyser et comprendre les différents appels d’offres publics peut être extrêmement coûteux en temps et en ressources. Dans certaines grosses PME qui travaillent énormément sur des marchés publics, il peut même y avoir une ou plusieurs personnes dédiées à cela ! Evidemment, c’est impensable dans une petite PME. Sachez donc qu’il existe des sociétés spécialisées dans la sélection des appels d’offres. Cette solution d’externalisation peut être pertinente pour cibler de manière optimale les appels d’offres pour lesquels candidater et, in fine, réduire vos coûts de réponse aux appels d’offres. Car chaque jour, en fonction des critères que vous aurez établi avec votre prestataire, vous recevrez une liste d’appels d’offres qui correspondent à votre entreprise. Un commercial pourra en faire le tour en 30 minutes.

Ensuite, comme il faut toujours commencer par la partie administrative et les fiches renseignement, veillez à toujours disposer des documents nécessaires à la candidature, déjà prêts.

Bien répondre à l’appel d’offres

Il est tout d’abord fondamental de ne pas surévaluer son offre : dans le cadre d’un appel d’offres public, il n’y a pas de négociation. C’est le prix proposé lors de la candidature qui est retenue. Il faut donc se défaire de ses habitudes classiques qui consistent à proposer un prix légèrement supérieur pour se laisser une marge de négociation ! Pour remporter un marché public, il faut savoir proposer immédiatement le juste prix. C’est seulement dans le cadre d’une « procédure adaptée » (Mapa) qu’il peut y avoir une négociation : vous comprenez mieux pourquoi c’est dès le départ qu’il faut classer le marché selon son type : appel d’offres ou Mapa.

Ensuite, élaborez votre réponse strictement selon l’ordre établi par l’appel d’offres : cela permet aux décideurs de mettre plus facilement en perspective votre offre avec la demande. Cela montre également :

• Que vous avez bien étudié l’appel d’offres et que vous y répondez point par point
• Que vous tenez compte de votre interlocuteur pour lui faciliter la tâche de tri des candidatures

En définitive, cela vous fait gagner des points. Soyez donc rigoureux et apprenez à procéder ainsi.

Posez des questions, si vous avez des interrogations, l’acheteur public y répondra obligatoirement. 

Si vous souhaitez proposer une solution alternative à celle demandée par l’appel d’offre, il peut être judicieux de décomposer votre proposition : d’abord une proposition correspondant strictement à l’appel d’offres puis la solution alternative (avec de solides arguments pour la défendre).

Avec ces quelques clés, vous devriez déjà améliorer vos procédures de réponse aux appels d’offres publics. Et si jamais vous souhaitez obtenir de l’aide et des conseils sur ce point, pensez à utiliser le service de mise en relation de petite-entreprise.net. 

Pour répondre à un appel d’offre, il est essentiel de déposer un Mémoire Technique. Alexandre vous dit tout ce qu’il faut savoir :