Les conseils d’un pro pour recadrer un employé

Recadrer un salarié, un processus en 3 étapes

1. S’entretenir avec votre salarié

Le recadrage est un processus qui se décline en 4 étapes ayant pour but de faire comprendre à l’employé, quel est le problème, pourquoi c’est un problème et comment il peut le résoudre.

1. Décrire le problème. Etre précis et concret, centré sur les constats.
2. Montrer les répercussions sur l’équipe (les retards de l’un obligent quelqu’un d’autre à faire à sa place)
3. Indiquer les mesures à prendre (comment évoluer, améliorer)
4. Prévenir des risques (si… voilà ce qui se passera)

2. Faire la synthèse de l’ensemble des étapes

Rassembler le tout : ce qui s’est passé, les conséquences que cela entraîne, les mesures à prendre (solutions) « À partir de maintenant… » et les risques.

3. Elaborer ensemble un plan d’amélioration :

• Les objectifs fixés
• Le calendrier précis
• Les ressources et les moyens
  

Comment recadrer un salarié ?

Recadrer n’est pas toujours simple et il est fréquent que le manager ait une certaine, voire fâcheuse tendance à repousser cet acte de pilotage humain essentiel.

Il est en effet indispensable de savoir recadrer au bon moment pour ne pas avoir à faire face, ultérieurement, à des dysfonctionnements qui pourraient être plus graves que ceux constatés et être, éventuellement, préjudiciables.

Il faut exposer à son collaborateur, lors d’un entretien en tête-à-tête, la raison pour laquelle vous n’êtes pas satisfait en détaillant quel comportement vous attendez de lui.

Il est indispensable de le laisser ensuit formuler avec ses propres termes, son vocabulaire, la manière dont il souhaite mettre en place le changement.

Attention : vous devez avoir préparé une liste précise des faits que vous reprochez à votre collaborateur : ces derniers doivent être validés et remis dans leur contexte.

Bien préparer votre entretien

Soyez toujours très clair ! Evitez d’employer des termes ambigus, ne faîtes pas des phrases trop longues ! Assurez-vous que votre interlocuteur a bien compris vos propos en l’invitant à reformuler ces derniers !

Sauf en cas d’urgence avérée, ne réagissez pas « au quart de tour » ! Il faut avoir un entretien avec votre collaborateur, à prévoir dans un délai de 48 à 72 heures suivant la survenue de l’événement nécessitant un recadrage. Il est nécessaire de convoquer votre salarié en lui indiquant pourquoi vous souhaitez le rencontrer. Prenez la précaution de ne pas lui générer un stress sans utilité : il faut savoir dire les choses simplement, sans « en rajouter ». Ne lui parlez pas d’un entretien prévu se tenir en début de semaine, le vendredi précédent, par exemple ; cela le conduirait à passer un mauvais week-end : cela ne présente aucun intérêt !

Lorsque votre collaborateur entre dans votre bureau, présentez-lui le fait reproché de façon claire, sans agressivité, sans élever le ton ! Evitez les sous-entendus, les tournures impersonnelles, les généralisations, les adjectifs subjectifs par exemple, comme « bon », « mauvais », car ils conduisent trop fréquemment à des interprétations divergentes…

Acceptez le droit à l’erreur ! Partez du principe que faire une erreur peut arriver à quiconque, ce qui peut être en revanche préjudiciable, voire non acceptable, est de ne pas la reconnaître, ou de ne pas tout mettre en œuvre pour ne pas la reproduire.

A PRIVILEGIER

• Adopter des règles raisonnables de conduite
• Communiquer et expliquer les règles
• Appliquer la discipline de façon équitable
• Imposer une sanction reposant sur des causes justes et suffisantes
• Respecter les diverses législations et les conventions collectives
• Établir un climat de prévention

Dans quels cas un recadrage est-il nécessaire ?

Les principaux comportements fautifs à traiter sont les suivants :

MANQUE DE RESULTATS

• Manque de compétences et de savoir-faire
• Procrastination
• Mauvaise qualité du travail
• Quantité insuffisante de travail
• Insubordination
• Manque de disponibilité
• Difficulté à travailler en équipe
• Travail effectué de manière irréfléchie et trop rapide
• Erreurs fréquentes et récurrentes
• Rythme de travail trop lent
• Déresponsabilisation à l’égard des exigences et des échéances
• Manipulation de l’information

COMPORTEMENTS INADEQUATS

• Retards fréquents, pauses trop longues, absences non motivées
• Attitude désagréable
• Conflits personnels
• Formulation de critiques acerbes à l’égard de l’encadrement ou des collègues
• Sarcasme, intimidation, harcèlement
• Utilisation abusive des outils de travail à des fins personnelles
• Espionnage et « vols » de renseignements
• Absence de participation lors des réunions
• Non-respect des règles et des procédures, du règlement intérieur
• Alcool et drogue
• Manque de loyauté