Qu’est-ce que le fast close ?

Le fast close : comment, pourquoi ?

La notion de fast close consiste à réaliser en quelques jours une clôture comptable quelle qu’en soit la nature (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Les délais de clôture raccourcis doivent également aller de paire avec des informations sûres et de qualité. Que ce soit au niveau de la gestion, de la finance ou de la comptabilité, les informations collectées doivent refléter une image précise et fiable de la situation de l’entreprise. La publication des comptes se fait ainsi plus vite et les entreprises peuvent donc respecter les obligations réglementaires leur imposant de publier leur information financière dans des délais de plus en plus courts. Le processus d’élaboration des comptes est en plus tout ce qu’il y a de plus transparent, exact et efficace.

Aujourd’hui, toute société, qu’elle soit cotée ou non, est intéressée par le principe du fast close. De plus en plus de PME appliquent cette notion et ce, aussi bien dans l’industrie, le service ou la distribution. Les sociétés ont en effet pris conscience que le fast close avait de nombreux avantages :

• Elles passent moins de temps à analyser le passé et peuvent se focaliser sur l’anticipation de l’avenir.

• Le directeur de participation peut avoir accès mensuellement au compte de résultats et de trésorerie dès les premiers jours du mois suivant.  

• Clôturer rapidement ses comptes, permet de fournir à ses collaborateurs (partenaires, actionnaires, investisseurs) et aux marchés des états financiers perspicaces. 

• Cette démarche ne peut qu’améliorer l’image de l’entreprise et la promouvoir. Elle met en effet en évidence la maîtrise du business et l’efficacité de la production de l’information comptable et financière.

• Sur le plan du management, la rapidité de la clôture des comptes permettra aux équipes financières de se consacrer à leurs autres tâches. Ces professionnels pourront en effet se concentrer sur les perspectives d’avenir et évaluer leurs impacts sur le compte de résultats.

• Dernier avantage et pas des moindres, en clôturant plus vite, l’entreprise disposera, au cours des premiers jours du mois suivant, d’une analyse des écarts entre performance réelle et prévue. Elle détiendra ainsi les indicateurs fiables et pertinents permettant aux opérationnels de réagir.

Intérêts  et pièges du fast close en entreprise 

En période de crise économique et de restrictions budgétaire, le fast close va permettre à l’entreprise de tirer le plus rapidement possible les informations qui pourront lui permettre de décider de ses grands axes stratégiques. Avec cette longueur d’avance, la société pourra se permettre une marge de manœuvre plus importante et des décisions mieux réfléchies. Le fast close procure en effet plus d’agilité à l’équipe de direction. Elle est ainsi plus à même de décider sans attendre pour un gain de temps et donc d’argent.  La société pourra par la même occasion se concentrer sur les services et les produits les plus rentables parmi ceux qu’elle propose.

Cependant, avant de se lancer dans le fast close, il convient de s’assurer que l’entreprise dispose des équipes et professionnels requis. Clôturer dans les délais impose des ressources disponibles. On assiste souvent à des prolongements de clôture par manque de ressources humaines ou matérielles internes. Il ne faut pas oublier que la participation des services opérationnels est capitale pour la réussite de ce projet.

En plus des équipes, l’entreprise doit aussi se fixer des objectifs clairs en termes de fast close. Il ne suffit pas d’être ambitieux, il faut aussi impérativement être raisonnable et réaliste. Si une société décide de drastiquement réduire des délais de clôture, il faut que les dirigeants sachent que cela ne se fera pas au bout de la première année. Il faudra donc revoir ses motivations à la baisse par moments pour ne pas se déconnecter de la réalité. Paradoxalement, si le but du fast close se limite à un gain de seulement quelques jours, sachez que cela n’en vaut vraiment pas la peine.

Comment mener son fast close ? 

Comme tout projet d’entreprise, il importe d’aborder le fast close de manière pragmatique et rigoureuse.

Les directions générales et opérationnelles doivent être entièrement impliquées pour conduire ce changement de fonctionnement de l’entreprise. Une première étape d’audit consiste à identifier les acteurs et les outils clés et mettre en place un plan d’actions.

Après le suivi et le respect du processus, vient l’évaluation critique. Tirer les bonnes leçons permettra de remédier aux lacunes et de pérenniser les bonnes pratiques. Le résultat atteint doit être sans conteste et évident pour tous. Toutes les équipes concernées ne doivent pas perdre de vue que la réduction des délais doit obligatoirement s’accompagner d’une amélioration de la qualité des informations collectées et une optimisation du processus d’établissement des comptes. Délai et qualité sont les deux pierres angulaires de ce concept pour que fiabilité, efficacité et pertinence soient au rendez-vous. L’entreprise pourra ainsi prendre conscience des tâches de production à faible valeur ajoutée afin que les équipes se concentrent sur l’essentiel. Le fast close est aussi une occasion d’améliorer la communication entre les équipes comptable et opérationnelle, le but étant une meilleure efficacité générale. En somme pour une mission de fast close réussie, les étapes clés seront d’auditer, préconiser, évaluer et améliorer.

Ainsi, le fast close apparaît comme une pratique de choix pour le processus de clôture des comptes d’une entreprise. Les enjeux sont d’ailleurs capitaux et englobent l’organisation, la réactivité, le management et la communication. Des difficultés peuvent cependant intervenir mais l’essentiel sera d’œuvrer pour l’optimisation de la démarche pour de meilleurs résultats futurs. Et vous, êtes vous un adepte du fast close et y voyez-vous d’autres points capitaux à soulever ?