Le tableau de bord : des indicateurs efficaces et non fastidieux

A QUOI SERT UN SYSTÈME DE PILOTAGE ?

Un système de pilotage repose sur un ensemble de tableaux de bord, d’indicateurs et de méthodes statistiques pour gérer au mieux son entreprise. Le tout devant simplifier les choses pour le dirigeant et non fournir un outil complexe comme pourrait le laisser croire à tort le terme « système ».

Un tableau de bord pertinent ne doit justement pas être compliqué afin de ne pas être délaissé. Pour être opérationnel, il faut donc qu’il délivre des informations clés et simples à comprendre. L’analyse de ces données capitales sera un réel atout pour décider des stratégies de l’entreprise. En effet, le tableau de bord est considéré comme :

• Un moyen vous permettant de déléguer des pouvoirs

Etant donné la multiplicité des tâches à abattre, le dirigeant ne pourra être sur tous les fronts et devra donc déléguer. 

Plus la taille de l’entreprise est grande, plus les responsabilités seront nombreuses et donc la nécessité de déléguer importante. 

Cette décentralisation des actions est donc de plus en plus impérative et dit s’opérer à plusieurs niveaux. 

Selon la charge et la nature de la mission, il arrive qu’on doive même pratiquer la subdélégation. C’est ainsi que la direction générale délègue au directeur commercial qui passe le relai à un directeur marketing et que ce dernier confie une partie du travail à un chef de produit. Cette succession de relais dans un système de gestion exige donc la mise en place d’un tableau de bord pour assurer le suivi et le contrôle.

• Un support pour les systèmes de gestion prévisionnelle 

Un tableau de bord va aussi contribuer à juger de la validité de sa gestion prévisionnelle.

Il s’agit ici donc d’un supplément de la fonction précédemment citée. Le déléguant pourra ainsi suivre l’évolution des tâches confiées au délégataire et s’assurer qu’on colle aux prévisions fixées. 

L’outil de pilotage permet également de surveiller la conformité des performances aux objectifs. Il arrive que les réalisations de certaines équipes s’éloignent des prévisions formulées. Dans ce cas, on pourra le voir rapidement et décider d’une solution adéquate pour que cela n’affecte pas la performance globale de l’entreprise.

• Une base de données 

Pour qu’un tableau de bord soit perspicace, il lui faut collecter le maximum d’informations. Ces dernières seront ainsi répertoriées et pourront servir de banque de données. Il s’agit d’ailleurs là d’un moyen de rentabiliser le tableau de bord. 

Tous les documents de ce dernier doivent ainsi être répertoriés après emploi. La bibliothèque constituée permettra de garder une trace permanente et chiffrée de l’activité passée de l’entreprise.

Ceci est d’une importance capitale entres autre pour juger de l’impact d’une campagne publicitaire par exemple. On peut ainsi établir une analyse chronologique grâce aux tableaux de bord antérieurs. Chiffres d’affaires et frais de publicité peuvent ainsi être clairement corrélés.

En somme, le tableau de bord contribue à la bonne gestion de l’entreprise au travers d’un bon flux de communication à travers les branches de l’organigramme. Ces dernières sont représentées par les responsables des divers services de l’entreprise.

LES INDICATEURS DE PERFORMANCE D’UN TABLEAU DE BORD

Les indicateurs de performance sont une des bases du tableau de bord (voir cette fiche avec des modèles de tableaux de bord à télécharger gratuitement). Ils ont pour but d’aider le ou les acteurs décisionnaires à prendre les décisions relatives aux objectifs et résultats. Les indicateurs ne sont cependant pas une mesure objective. Ils sont choisis et établis par le ou les acteurs en question. Ces indicateurs peuvent ainsi être un jugement qualificatif ou un signe binaire au-delà d’être un chiffre. Cet outil de gestion doit donc réunir les informations suivantes :

• Expliquer clairement l’objectif stratégique auquel il se rattacher

• Designer un acteur pour le produire

• Désigner un acteur chargé des leviers d’action correspondant

• Indiquer la périodicité et les modalités de son suivi et sa production ainsi que le mode de présentation

• Être techniquement précis et indiquer la formule ou la convention de calcul nécessaire à sa production

Ainsi, une fois que vous aurez mis le doigt sur les activités qui auront un fort impact sur la performance de vos processus, vous pourrez en suivre l’évolution. Vous pourrez donc établir vos stratégies et prendre des décisions avisées pour le développement de votre organisation.

Les indicateurs de performance fournissent en effet des données fiables sur les clients, votre situation financière ainsi que l’efficacité opérationnelle de votre structure.  L’analyse de toutes ces données met en évidence les tendances à suivre et les relations de cause à effet de vos lacunes. Les perspectives ainsi dégagées vous serviront de point d’appui pour vos prises de décision.

En somme, il apparaît clair que la croissance de votre entreprise passe obligatoirement par un grand volume d’activités et d’informations qu’il vous faut gérer au mieux. Indicateurs et tableaux vous permettent de tirer le meilleur parti de tout cela pour prendre vos décisions stratégiques. Pour votre part, comment avez-vous élaboré vos indicateurs de performance pour qu’ils soient les plus efficaces ?