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Afin de correctement utiliser le logiciel de gestion commerciale, il faut tout d’abord l’installer puis le paramétrer de manière à ce qu’il puisse convenir aux fonctions et aux nécessités de l’entreprise.
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Le logiciel de gestion commerciale est un outil informatique permettant de traiter et d’organiser les différentes données d’une société. Ce genre de programmes donne à l’utilisateur la possibilité de consulter l’ensemble de données stockées en temps réel.
Le logiciel de gestion commerciale autorise également l’utilisation de la base « articles » en collectant les données relatives aux tarifs généraux, aux conditions tarifaires spécifiques, aux caractéristiques du produit, aux données logistiques, aux prix d’achat fixés…
Cet outil permet en plus la gestion de la base des clients et prospects en recensant différentes données telles que les adresses (de facturation et de livraison), les coordonnées, etc.
L’utilisateur pourra à partir de ces informations organiser facilement de véritables campagnes de prospection à travers par exemple, une automatisation des mailings et des e-mailings. De plus, grâce à ce logiciel, il devient possible d’automatiser la production de plusieurs documents commerciaux tels que les bons de commande, les devis, les factures, les bons de livraisons ou de réduction, les bons de commande fournisseur…
Le logiciel de gestion permet l’accès à d’autres fonctions au-delà de la gestion des paramètres fonctionnels. À noter par exemple les fonctionnalités de pilotage dont il dispose, qui permettent à la société d’accéder à des outils d’analyse sophistiqués qui déterminent les décisions à prendre et les meilleurs moments pour les prendre.
Le budget nécessaire à l’acquisition d’un système de gestion commerciale est divisé en deux parties.
Une première part de ce budget est consacrée à l’achat des licences et des maintenances techniques. Le montant nécessaire sera ici fonction de la marque, des fonctionnalités à acquérir et du nombre de licences nécessaires.
La deuxième portion du budget est surtout en rapport avec la prestation d’implémentation.
La prestation d’implémentation est le travail effectué par l’intégrateur certifié. Cette prestation concerne l’installation des logiciels, la configuration (standard ou avancée), éventuellement le transfert des données avec réintégration, le développement (si nécessaire) ou encore la formation des futurs usagers.
La durée de cette prestation est tributaire du cahier de charge de la société ainsi que du nombre de personnes à former. Il est cela dit impossible d’assurer en 24 ou 48 heures une implémentation complète et correctement effectuée, quel que soit le logiciel utilisé.
Il faut en effet éviter de chasser le prestataire au bout d’un ou deux jours de formation. Si c’est le formateur lui-même qui vous propose une formation de très courte durée, sachez qu’il n’est probablement pas compétent. En règle générale, l’installation complète avec paramétrage et la formation des futurs usagers dure environ 5 à 6 jours.
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