Comment participer à un salon ?

9 mois avant le salon :

• Définir la nature du stand (présentation d’un nouveau produit, publicité marketing pour une entreprise) et la surface souhaitée.

• Demander un dossier d’inscription et renvoyer la demande d’admission dans les délais convenus.

• Désigner un « responsable salon » qui sera le seul et unique interlocuteur de l’organisateur.

6 mois avant le salon :

• Choisir l’emplacement du stand. Ce dernier est le plus souvent régi par l’ordre d’arrivée des participants. Pour profiter du maximum de propositions de l’organisateur et des meilleurs emplacements, il est important de s’inscrire le plus tôt possible.

• Évaluer les frais de stand ou demander un devis à un concepteur de stand.

• Si l’organisateur le demande, soumettre les plans ou la maquette.

• Renvoyer le formulaire d’inscription à l’organisateur pour bien être référencé dans le catalogue officiel.

• Choisir un transporteur si l’exposition doit se faire à l’étranger.

4 mois avant le salon :

• Demander auprès de l’organisateur du salon les cartes d’invitation pour les clients, les cartes exposants ainsi que le matériel de promotion (logos, vignettes, dépliants…).

• Retenir la position publicitaire dans le catalogue officiel.

• Retourner les formulaires techniques aux entreprises prestataires de services (téléphone, mobilier, eau, électricité, assurance etc.).

2 mois avant le salon :

• Entrer en contact avec le professionnel chargé du transport du matériel sur l’exposition (en cas de recours à une société de transport).

• Préparer les documents informatifs ainsi que les objets promotionnels qui seront distribués aux visiteurs.

• Imprimer des cartes de visite à distribuer aux visiteurs dans un but publicitaire.

• Informer les clients en leur envoyant des invitations, 6 semaines à l’avance suffisent s’il s’agit d’un salon national.

• Prévoir le transport des collaborateurs et l’hébergement de ceux qui ne résident pas sur place.

• Envoyer à l’attaché de presse qui couvre l’évènement une fiche descriptive avec les nouveautés et des photos.

• Planifier la décoration du stand et l’embauche d’hôtesses d’accueil.

• Prévoir la protection et le nettoyage du stand si ceci n’a pas été pris en compte par l’organisateur.

Dernier mois avant le salon

30 jours avant le salon

• Prévoir un photographe sur le stand.

• Élaborer des dossiers de presse dans plusieurs langues de préférence (surtout s’il s’agit d’un salon international).

15 jours avant le salon :

• Bien reconsidérer les instructions de l’organisateur (inauguration officielle, visite de la commission de sécurité…).

• Répartir les rôles et responsabilités de chacun au sein du stand (permanents et hôtesses).

• Préparer le matériel pour les permanents (badges…).

2 jours avant le salon :

• Convoquer le staff qui sera sur place et qui devra recevoir les dernières instructions.

• Prendre le soin de vérifier toutes les prestations techniques (électricité, eau….).

La veille de l’ouverture

• Visite de la commission de sécurité en présence du responsable du stand.

• Vérifier le bon fonctionnement de l’équipement et du matériel sur le stand.

• Briefer les hôtesses.

Le jour de l’ouverture

• S’assurer de la présence de tout le personnel sur le stand une heure avant l’ouverture du salon.

• Il est conseillé de vérifier chaque soir que tous les meubles, armoires et présentoirs sont fermés à clé. Si le responsable du stand souhaite présenter du matériel en mouvement, il devra obtenir une autorisation de la part de l’organisateur ou des services de sécurité.