Combien coûte la participation à un salon ? Quels sont les frais ?

 Les dépenses totales sont divisées en frais directement liées à la manifestation et en frais indirects.

• Les frais directement liés à la manifestation :

• Le stand

Les professionnels de l’organisation de salon estiment que la valeur de location d’un stand représente le tiers du budget consacré au salon. Donc, dès la connaissance du prix de location du stand, il faut prévoir au moins le triple de cette somme pour connaître approximativement l’investissement total de l’opération.

• L’aménagement technique

Généralement, seul l’emplacement cloisonné est pris en compte dans la location du stand et dans certains cas les branchements électriques. Les aménagements tels que eau, téléphone, connexion internet sont facturés en plus.

• Le mobilier

Il est possible d’opter pour 3 possibilités :

Consulter un professionnel qui confectionnera lui-même le stand selon les désirs de l’exposant. Ainsi il se chargera de la conception et la réalisation du stand.

En cas de restriction budgétaire, il est possible de louer le matériel proposé par les organisateurs. Cependant, cette solution n’est pas efficace à long terme. En effet dans la mesure où l’exposant participe souvent à ce genre de manifestations, ce surcoût de mobilier peut devenir onéreux.
Il est intéressant d’investir dans l’achat d’immobilier. Sans avoir recourt à un décorateur, il est possible d’acheter le mobilier mais il faudra prévoir un local pour entreposer le matériel et un moyen pour le transporter (camionnette…).

• La décoration

Il est important d’insister sur ce point car si la décoration du stand n’est pas bien élaborée, l’exposition risque de passer inaperçue. Il faut savoir que le salon se joue en quelques jours et qu’il est dommage de ne pas le mettre en valeur. Il est possible de louer des outils en adéquation avec l’image du stand ou bien des plantes pour joindre une note colorée et attrayante.

• Les documents promotionnels

Ils doivent être prévus afin de promouvoir les produits exposés sur le stand. On peut mettre à disposition des clients potentiels des affiches, des brochures, des exemplaires de démonstration… Les frais d’imprimeries sont négociables et modulables selon la quantité de documents à imprimer.

•  Les frais indirects :

• Les éditions

Elles concernent les réalisations graphiques à mettre en place pour la manifestation. Des prestataires spécialisés dans ce domaine (graphistes indépendants, entreprises spécialisées…) peuvent confectionner les logos et les graphismes qui seront arborés au niveau de la plaquette de présentation, des brochures etc. Il ne faut pas oublier de comparer les prix en demandant des devis avant toute prise de décision.

• Les frais de déplacement

Les frais de déplacement sont très variables. Ils peuvent être négligeables si la manifestation se tient localement dans la ville de l’exposant ou bien être excessivement chers si le salon se déroule à l’étranger.

• Les frais de personnel

Il faut intégrer dans le budget la rémunération du personnel responsable de la tenue du stand pendant la préparation et la manifestation (hôtesses, collaborateurs…).

• Les frais d’hébergement

Sont inclus les frais de logement et les frais de repas de toutes les personnes qui interviennent sur le stand.

• Les frais de publicité

Si l’exposant souhaite faire de la publicité, il peut faire parler de son exposition dans la presse spécialisée ou bien annoncer sa participation par le biais de la radio. Cependant il faut prévoir un investissement conséquent pour espérer faire une publicité efficace.