La façon de gérer un agenda dépend du manager de l’entreprise et varie selon ses habitudes, car chaque manager s’appuie sur ses propres techniques bureautiques, sur son besoin de flexibilité…
Pour éviter que la gestion de l’agenda ne devienne un casse-tête, il faut que l’assistant identifie les attentes de son patron, et qu’il se renseigne au préalable sur ses habitudes et précise avec lui les plages horaires à privilégier pour caler ses rendez-vous.
Il faut que l’assistant pense toujours à dégager du temps entre chaque rendez-vous, une demie heure par exemple, cela permettra au manager de se pencher sur le dossier suivant et de faire le point avant une réunion importante.
Bien évidemment, en cas de déplacement, il ne faut pas oublier de tenir compte du temps de trajet ainsi que d’éventuels embouteillages.
Il faut que l’agenda soit mis au point régulièrement, en vérifiant les rendez-vous à venir et les date de réunion ou de déplacements prévus. Il faudra le mettre à jour dans le cas où un rendez-vous est annulé ou reporté ou si une date de cohérence ou de réunion est avancée.
En outre, il est nécessaire que les informations les plus importantes pour une réunion ou un rendez-vous soient notées afin de permettre au manager de se préparer : c’est la raison pour laquelle il est impératif d’inscrire l’intitulé de la réunion, le nom de l’interlocuteur, ses coordonnées complètes et le lieu de la réunion.
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