Mise en place d’un intranet

La mise en place de l’Intranet

Il doit être établie en prenant en considération plusieurs éléments 

• Définition des objectifs et des besoins de l’entreprise.
• Implication des dirigeants.
• Mise en place de fonctionnalités simples pour le portail collaboratif.
• Définition de la nature des connaissances intégrées au sein du réseau interne ainsi que les moyens de leurs mises à jour.
• Intégration d’outils dédiés à la sécurité de l’Intranet.
• Sensibilisation des employés de l’entreprise à l’utilisation de l’Internet.

Avantages

La mise en place d’un intranet offre de nombreux avantages pour l’entreprise :

• Optimiser l’intelligence collective au sein de l’entreprise en assurant une meilleure circulation de l’information entre ses membres.
• Assurer une meilleure gestion et valorisation des connaissances.
• Faciliter la recherche d’informations à travers notamment un moteur de recherche intégré à l’intranet.
• Faciliter l’accès aux panneaux d’affichage obligatoires à tous les employés.
• Capitaliser les expériences.
• Réduire les coûts de gestion de l’information.

Etapes de réalisation d’un Intranet

La conception d’un portail intranet implique une réflexion permettant de cerner ce que l’entreprise désire réaliser et obéit notamment aux étapes principales suivantes :

Etude du projet : préalablement à tout nouveau projet, l’entreprise doit établir une étude dont l’objet est :

• d’analyser les avantages de la mise en place de l’intranet.
• d’évaluer les ressources dont elle dispose (matériel informatique, logiciel…).
• d’estimer les coûts et les plus-values que l’intranet peut générer.
• de définir la démarche à suivre pour sa réalisation.

Recours à un ou plusieurs informaticiens pour concevoir le portail Intranet: Dans ce cadre, l’Intranet pourra être réalisé soit par des informaticiens travaillant au sein de la société soit par des prestataires externes.

Mise en place d’un groupe de travail au sein de l’entreprise 

Il s’agit d’une équipe éditoriale qui sera chargée de participer au projet en collectant les informations à intégrer à la base de données de l’Intranet et en coordonnant les actions à mettre en œuvre.

Formation des employés

Avant la mise en place de l’intranet, il convient de familiariser les employés de l’entreprise avec les fonctionnalités de cet outil.Choix des outils dédiés à l’Intranet : A ce titre, l’entreprise doit définir les caractéristiques désirées du gestionnaire électronique de données et choisir les mécanismes nécessaires à sa mise en place notamment pour ce qui est des éditeurs de pages, des outils de traitement des images, de téléchargement et de transferts de documents, de gestion du contenu et de sécurité, du serveur d’hébergement, du moteur de recherche, de la messagerie, de l’annuaire…

Création d’un prototype

L’entreprise doit établir une esquisse du portail Intranet à concevoir, à partir de tous les éléments examinés en choisissant son nom de domaine, son arborescence et les différentes rubriques qu’il incorpore.

Désignation d’un ou plusieurs administrateurs

Ceux-ci ont pour rôle de gérer le portail Intranet notamment pour ce qui est de l’alimentation et de la sécurité de la base de données, de l’accès des employés aux informations et du respect de la politique de confidentialité de l’entreprise.

Avantages du portail intranet

Les dirigeants d’une entreprise doivent désigner l’équipe de travail chargée d’animer le réseau interne afin de favoriser la décentralisation de l’information et le partage de connaissances entre les employés.