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Les affaires commencent systématiquement par un contrat. Sa fonction première repose sur l’établissement des relations entre les différentes parties concernées. Mais avec la multiplication des partenariats, vous devez impérativement disposer d’une excellente gestion de vos contrats.
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Dans la vie d’une entreprise, la gestion des contrats représente une étape cruciale. Un constat d’autant plus vrai pour les grandes organisations, mais les petites entreprises ont également tout intérêt à gérer minutieusement ces documents juridiques. Dès qu’une transaction commerciale doit être établie, le contrat définit les responsabilités et les obligations de toutes les parties. Une mauvaise gestion entraîne forcément des difficultés au quotidien, notamment lorsque votre entreprise a multiplié les relations avec les partenaires, les clients et les fournisseurs.
Implémenter une contrathèque est une étape cruciale dans la mise en place d’une stratégie de gestions des contrats efficace. Elle vous permettra de gagner en efficacité et de permettre à la direction de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Oubliez les traditionnels contrats au format papier, faites désormais place à la digitalisation dans le processus de gestion de vos contrats. Pour y parvenir, nous vous conseillons de mettre en place une contrathèque, vous garantissant un pilotage plus aisé, une meilleure connaissance des informations utiles aux équipes en charge, tout en réduisant drastiquement les risques opérationnels. La contrathèque correspond à un espace sécurisé dans lequel vous digitalisez l’intégralité de vos contrats. De plus, vous disposez de fonctionnalités avancées pour suivre minutieusement son cycle de vie.
Par exemple, vous avez des outils d’aide à la création de contrats, la mise en place de la signature électronique, le rappel des engagements contractuels, sans oublier les notifications sur les échéances. Plutôt que d’accumuler les dossiers, vous disposez d’une interface unique pour gérer les contrats de votre entreprise. Vous ne perdez plus de temps à retrouver les informations utiles, car vous mettez en place une classification selon vos propres critères et vous employez le moteur de recherche intégré.
Parmi les autres fonctionnalités d’une grande utilité, vous retrouvez les droits d’accès sur les contrats, un système de relance automatique, une interface intuitive pour un pilotage intelligent, des filtres de recherche, la gestion des avenants, etc. Avec un tableau unique, vous évitez une mauvaise gestion des contrats se traduisant par des préoccupations et des pertes financières pour votre organisme. Vous avez la certitude que le suivi des contrats demeure systématiquement à jour et les fonctionnalités complémentaires sont d’une grande utilité dans les tâches associées.
De nombreuses organisations utilisent encore le logiciel Excel pour le suivi des contrats. Malheureusement, ce processus reste inadapté, se traduisant par une inefficacité opérationnelle et donc des pertes financières potentielles pour votre entreprise. Pour gagner en efficacité, tout en réduisant les risques juridiques, vous avez tout intérêt à vous orienter vers des logiciels de gestion de contrats. Le principal problème repose sur la recherche d’information en interne. Lorsque vous n’utilisez pas un processus adapté, vous êtes systématiquement confronté à une perte du temps.
Un constat d’autant plus vrai lorsque vous multipliez les outils de collaboration, car l’information se retrouve éparpillée et dans certains cas, dupliquée. Une fois de plus, la contrathèque vous permet de contourner le problème en disposant d’un endroit centralisé pour suivre l’exécution des contrats. Le logiciel vous assure une actualisation en temps réel avec une diffusion automatique aux équipes concernées.
Un constat finalement similaire dans le suivi des informations, désormais automatisé avec la contrathèque. Manuellement, c’est une opération chronophage et source d’erreur lorsque des modifications sont apportées, sans que les personnes concernées en soient informées.
Le besoin des entreprises évolue rapidement, ce qui aboutit à des accords contractuels complexes. Pour améliorer l’efficience des processus, vous avez tout intérêt à choisir un logiciel de gestion de contrats en adéquation avec vos besoins. D’où l’importance de les définir en amont avant de sélectionner l’offre la plus adaptée.
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