Oubliez Excel ou Word pour un vrai logiciel de facturation !

Word, Excel : un choix peu judicieux pour facturer un client

Les logiciels de bureautique Microsoft Word et Excel ont l’avantage d’être polyvalents, et maîtrisés – au moins en ce qui concerne leurs fonctionnalités de base – par la plupart des professionnels. C’est la raison pour laquelle de nombreux chefs d’entreprise, en particulier dans l’univers des TPE, se contentent de la suite Microsoft Office pour rédiger devis et factures. Il est vrai que la tâche n’est pas compliquée : une fois le canevas créé ou sélectionné parmi les nombreux modèles disponibles sur Internet, un simple copier-coller suivi d’un « Enregistrer sous » permet d’éditer une nouvelle facture.

Cette solution de facilité n’est cependant pas sans inconvénient ni sans risque. Vous devrez notamment garder vous-même une traçabilité de vos numéros de facture, en veillant à éviter les numéros manquants et surtout les doublons. En cas d’erreur de copier-coller, deux factures portant le même numéro peuvent en effet engager votre responsabilité vis-à-vis des services fiscaux, notamment en ce qui concerne le paiement de la TVA.
Les modèles Word ou Excel, de plus, ne tiennent pas compte automatiquement des évolutions des règles comptables et fiscales qui s’appliquent à votre activité, d’où un risque d’erreur encore accru. Leur aspect est moins professionnel que les factures générées par un logiciel spécialisé. Enfin et surtout, leur rédaction peut vous faire perdre plus de temps du fait de l’absence de reports ou calculs automatiques des données.

Une migration longue, manuelle et laborieuse

Le changement de système de facturation est une opération évidemment très délicate pour une entreprise, mais surtout très laborieuse. Il n’existe à l’heure actuelle aucun logiciel de facturation qui permette la migration « en un clic » de l’ensemble de vos anciennes données de facturation sous Word ou Excel. Or, et après plusieurs années pendant lesquelles vous avez commencé à accumuler une base clientèle importante ou des fournisseurs nombreux, la tâche est très loin d’être négligeable !

A défaut d’une migration instantanée, certains logiciels proposent certes une aide à la transition depuis Microsoft Office, mais avec une bonne dose de travail manuel tout de même. Il convient alors de préformater vos données de facturation selon un canevas prédéfini, sous format DOC ou XLS, et qui peut ne pas correspondre du tout au canevas que vous utilisiez précédemment. Vous devrez ensuite ouvrir votre nouveau logiciel et importer ces fichiers pour générer en masse vos anciennes factures de vente et d’achat, et retrouver ainsi tout votre historique.

Notre conseil : profitez de la fin d’exercice !

Rien ne vous empêche de conserver en archive vos anciennes factures sous Word ou Excel sans les importer dans votre nouveau logiciel, du moment que vous pouvez toujours y accéder en cas de contrôle ! Il s’agit même d’une solution recommandée, puisqu’elle vous évite de perdre du temps dans un processus de transition chronophage et complexe, qui peut en plus générer de nombreuses erreurs.

Le passage « sec » d’un système de facturation à un autre ne peut cependant pas intervenir n’importe quand. Nous vous conseillons de profiter de la fin d’un exercice annuel pour engager cette réforme importante pour votre entreprise, en envisageant par exemple de rédiger vos nouvelles factures à compter du 1er janvier de l’année suivante. Ce choix est idéal pour la lisibilité de votre bilan et pour le travail de l’expert-comptable, et rendra également moins soupçonneux un contrôleur fiscal.

Faire appel à un conseiller extérieur ?

Saviez-vous que des conseillers en entreprise se spécialisent dans les problématiques de facturation ? Le recours à un conseiller extérieur peut s’avérer très utile pour ne commettre aucune erreur, et pour être guidé vers la solution la plus simple et la plus transparente pour votre entreprise.