Management- Dix astuces pour lutter contre la procrastination

La réponse est assez simple dans la mesure où les clés du mystère, qu’il convient de relever, se trouvent déjà dans l’énoncé de la question :

– Non, la procrastination n’est pas une maladie mais elle peut devenir un réflexe quasi-maladif, si l’on y prête pas attention assez tôt.
– Non, la procrastination n’est pas incurable puisque l’on peut très bien y remédier, en suivant quelques conseils simples et pratiques.
– Oui, il faut croire que la procrastination est contagieuse puisque les experts estiment qu’elle concerne 20 à 30% des salariés.

En matière de management, la procrastination pose réellement problème, notamment lorsque c’est le manager lui-même qui en « souffre » et non pas l’un de ses collaborateurs.

En effet, on serait en droit de se demander comment un dirigeant peut diriger une équipe et mettre au point une organisation efficace du temps de travail, s’il n’arrive pas à gérer lui-même son temps et à classer ses priorités.

Sournoise, la procrastination s’attaque insidieusement aux dirigeants, aux personnes qui occupent des postes à responsabilités, qui travaillent seules et qui doivent gérer leur temps et celui des équipes qui sont sous leurs ordres.

La liberté d’action – toujours relative, soit dit en passant – est un terrain propice à la procrastination qui ne manque pas de s’y faufiler, pour peu que l’on baisse sa garde.

Pourquoi ? D’après les spécialistes en la matière, cela est dû à la nature même de la procrastination, ce qui nous amène à la question primordiale et préliminaire que l’on doit se poser, avant d’aller plus loin : qu’est-ce que la procrastination ?

Derrière ce nom savant, se cache une manie très répandue parmi les dirigeants d’aujourd’hui et que tout le monde connaît, forcément : celle de remettre au lendemain un travail que l’on peut aisément accomplir tout de suite.

En fait de travail, il s’agit la plupart du temps de tâches que le manager juge ennuyeuses, désagréables ou pesantes. Bref, d’activités peu plaisantes dont l’accomplissement ressemble plus à une corvée qu’à autre chose.

Le dirigeant peut, également, procrastiner devant l’énormité de la tâche à accomplir comme répondre à une centaine de mails ou remplir des dizaines de notes de frais.

Petit à petit, un cercle vicieux s’installe car plus le manager aura tendance à reporter à plus tard les tâches qui le dérangent ou l’ennuient, plus le travail s’accumulera. Et il sera encore plus difficile de s’en acquitter.

A la longue, le manager se trouvera submergé, tout à fait dépassé par l’ampleur de la tâche, ce qui augmentera d’autant plus son stress et affectera négativement sa performance et partant, le travail de l’équipe toute entière.

En plus de ses effets sur le plan personnel (détériorer l’estime de soi) et le plan professionnel (baisser la performance du manager), la procrastination génère aussi des conséquences néfastes sur le plan relationnel.

En effet, à force de repousser ses délais et de se confondre en excuses, la procrastination conduit à remettre en cause la crédibilité du manager qui ne sera plus capable de respecter ses engagements, compromettant ainsi sa réputation et son avenir professionnel.

Bien que les coachs traitent la procrastination dans le cadre de l’amélioration de la gestion du temps, les spécialistes en la matière affirment, au bout de plusieurs années d’étude du phénomène, que la procrastination ne dénote pas un problème de gestion du temps, pas plus qu’elle ne révèle une mauvaise gestion des priorités.

On a constaté que la procrastination se nourrissait du sentiment d’ennui que le dirigeant éprouve en effectuant certaines activités et on en a déduit que si le manager remet sans cesse certaines tâches à plus tard, ce n’est pas parce qu’il n’a pas le temps de les accomplir, ni parce qu’il ne sait pas choisir ses priorités. C’est tout simplement parce qu’il préfère consacrer son temps à des tâches plus gratifiantes à ses yeux et qu’il prend plaisir à effectuer.

Par conséquent, utiliser un agenda ou dresser une liste des tâches à accomplir ne changerait pas grand-chose puisqu’en fait, il ne s’agit pas d’un problème d’organisation ou de planification.

Pour limiter les dégâts et reprendre en main la situation avant qu’elle ne devienne irréversible, les experts ont mis au point une dizaine d’astuces qui permettent de lutter contre la procrastination et de briser le cercle vicieux :

1 : Savoir écouter ses voix intérieures : cela peut sembler quelque peu puéril. Pourtant, cette méthode est très efficace pour permettre une prise de conscience effective du problème et déterminer son origine. Car même si travail et plaisir ne riment pas toujours ensemble, il faut savoir concilier ces deux notions pour vaincre la procrastination.

En pratique, la procrastination peut provoquer deux types de réactions, totalement opposées, chez les personnes concernées. Ces réactions varient, d’une part, en fonction du tempérament du procrastinateur et de son degré de conscience de ce qui se passe en lui, d’autre part :

2 : Une réaction laxiste : permissive, la petite voix qui se déclenche lorsque l’on reporte une tâche que l’on pourrait très bien effectuer sur le champ se veut rassurante. Elle rassure la personne qui pratique la procrastination sur le bien-fondé de sa décision, en lui avançant des arguments du type : « il faut que l’idée fasse son chemin et mûrisse, avant d’agir ».

3 : Une réaction anxieuse : là, la prise de conscience existe bel et bien mais la petite voix intérieure tente de détourner l’attention de l’individu concerné d’une tâche qui, inconsciemment, le rebute soit de par sa nature (une tâche « ingrate » ou monotone), soit de par son ampleur (une quantité de travail jugée « monstrueuse », bien qu’humainement possible). En l’occurrence, les arguments susurrés par la petite voix intérieure visent à décourager les bonnes volontés avec des phrases du style : « inutile de perdre ton temps, tu n’y arriveras jamais ».

Loin d’être schizophrène, le manager qui pratique la procrastination entend ce genre de voix, à chaque fois qu’il succombe. Ce phénomène représente, en réalité, une réaction normale par laquelle s’exprime la voix de la conscience.

Néanmoins, qu’elle soit permissive ou anxieuse, cette voix intérieure ne suffit pas à endiguer le flux de la procrastination. Il ne s’agit que d’un signal d’alarme dont le but essentiel est d’attirer l’attention de l’individu concerné sur ce qui se passe.

4 : Mesurer l’intérêt de ne pas reporter : devant la tentation grandissante de toujours reporter une tâche déplaisante, le manager devrait prendre un peu de recul et évaluer son intérêt à ne pas ou ne plus reporter. Car au-delà du plaisir d’échapper à une corvée que l’on ressent à court terme, il y des conséquences, à moyen et long terme, qui sont totalement néfastes pour le procrastinateur. En effet, reporter sans cesse une tâche administrative peut lui faire dépasser les délais, s’il y en, et l’exposer à des pénalités de retard ou pire, à la déchéance de sa requête. De même, tarder à soumettre à son supérieur son rapport de gestion diminuera la valeur du dirigeant aux yeux de sa hiérarchie qui le jugera incompétent.

Loin d’être schizophrène, le manager qui pratique la procrastination entend ce genre de voix, à chaque fois qu’il succombe. Ce phénomène représente, en réalité, une réaction normale par laquelle s’exprime la voix de la conscience.

Néanmoins, qu’elle soit permissive ou anxieuse, cette voix intérieure ne suffit pas à endiguer le flux de la procrastination. Il ne s’agit que d’un signal d’alarme dont le but essentiel est d’attirer l’attention de l’individu concerné sur ce qui se passe.

5 : Mesurer l’intérêt de ne pas reporter : devant la tentation grandissante de toujours reporter une tâche déplaisante, le manager devrait prendre un peu de recul et évaluer son intérêt à ne pas ou ne plus reporter. Car au-delà du plaisir d’échapper à une corvée que l’on ressent à court terme, il y des conséquences, à moyen et long terme, qui sont totalement néfastes pour le procrastinateur. En effet, reporter sans cesse une tâche administrative peut lui faire dépasser les délais, s’il y en, et l’exposer à des pénalités de retard ou pire, à la déchéance de sa requête. De même, tarder à soumettre à son supérieur son rapport de gestion diminuera la valeur du dirigeant aux yeux de sa hiérarchie qui le jugera incompétent.

Par conséquent, pour vaincre sa tendance à la procrastination, le manager doit considérer les tâches qu’il trouve rebutantes sous un angle différent : celui de l’intérêt qu’il a à les accomplir en temps voulu plutôt que de les considérer comme des obligations déplaisantes.

Cette nouvelle conception des choses lui permettra de dépasser la notion de corvée qui constitue la cause principale de la procrastination.

En mesurant son intérêt à agir immédiatement et en le comparant aux inconvénients qui pourraient découler de son retard perpétuel, le procrastinateur comprendra vite que reporter les tâches désagréables ne lui fera gagner qu’un plaisir éphémère et bien dérisoire par rapport aux conséquences négatives auxquelles son attitude l’expose.

6 : Mettre en place des plans-flashs : l’un des inconvénients majeurs de la procrastination est que les tâches que l’on repousse s’accumulent jusqu’à devenir quasi-impossibles à accomplir. L’énormité de la tâche rebute d’autant plus le manager déjà récalcitrant. Tel est le cas, par exemple, des e-mails sans réponses qui s’accumulent au fil des jours. Dans ce cas, la meilleure méthode est de s’attaquer progressivement à cette tâche en prévoyant des plans de cinq minutes toutes les heures.

Ces plans-flashs permettent d’accomplir la tâche petit-à-petit au lieu de l’attaquer de front, ce qui est quasiment impossible pour le procrastinateur, effrayé par l’ampleur de la tâche.

Mieux encore, cette manière de procéder transforme l’accomplissement d’une activité rebutante en un temps de détente puisque les cinq minutes consacrées à autre chose toutes les heures permettent au manger de décompresser, en prenant un temps de pause.

Ce changement d’activité est bénéfique pour le dirigeant procrastinateur dans la mesure où il constitue une cassure dans le rythme du travail, en passant d’une activité à une autre.

Par ailleurs, les plans-flashs permettent de venir à bout des tâches jugées désagréables ou compliquées, ce qui contribue à renforcer l’estime de soi, ébranlée par la manie de la procrastination.

Même si, en l’occurrence, la pause sert à accomplir une autre activité, la diversification des tâches peut se révéler bénéfique. Car elle permet d’éviter la sensation d’ennui, deuxième moteur de la procrastination.

7 : Diviser les tâches à accomplir : si, de prime abord, la tâche rébarbative se dresse devant le procrastinateur tel un obstacle insurmontable, mieux vaut la fractionner pour en venir à bout.

Cette méthode, préconisée par les coachs, consiste à diviser l’activité rebutante en plusieurs sous-activités de sorte à lui donner un commencement et une fin bien déterminés.

En fixant des objectifs à chaque étape, le dirigeant accomplira cette tâche beaucoup plus facilement. Il pourra s’y consacrer, dès qu’il aura un peu de temps libre, en envisageant ses sous-activités comme des mini-projets, indépendants les uns des autres et aisément réalisables.

Les spécialistes appellent cette approche « la méthode du salami ». Elle est  très efficace dans la mesure où elle permet à la personne qui la suit de dépasser ses réticences, voire son appréhension, devant l’ampleur de la tâche qui l’attend en la lui présentant d’une autre manière, beaucoup plus abordable.

Fractionnée, l’activité rebutante devient un ensemble de tâches accessibles et faciles à accomplir, ce qui met en échec le mécanisme de pensée de la procrastination.

8 :Choisir des points de départs : changer son comportement ou ses habitudes est toujours difficile. Alors, pour se motiver, le procrastinateur doit se trouver des points de départs qui marqueront, pour lui, le début de l’activité et constitueront son rituel de départ.

Pour certains, ce sera d’aller se chercher un café ou un verre d’eau avant de commencer. Pour d’autres, il s’agira plutôt de tâches préliminaires, également appelées « tâches d’amorçage » qui prépareront le manager à accomplir la tâche qui le rebute, une sorte de signal de départ ou d’encouragement.

 Cela peut être n’importe quelle tâche introductive telle que chercher de la documentation, relire le dernier rapport etc…Tout est bon pour lutter contre l’inertie générée par la procrastination et casser le cercle infernal.

Immuables, les starters ont pour rôle principal de préparer leur auteur, psychologiquement, à accomplir une tâche rébarbative. Avec le temps, cela devient presque un réflexe auquel on ne pense même plus et les choses se feront de plus en plus facilement.

9 : Eviter les distractions : pour un procrastinateur, tout est bon pour repousser le plus possible l’activité jugée rebutante. Succomber aux distractions est l’ennemi numéro un du dirigeant qui désire lutter contre la procrastination. Si pour étudier un dossier, on n’a pas besoin d’allumer son ordinateur, il est tout à fait inutile de le faire. Limiter les tentations (consulter sa boîte e-mail, surfer sur internet…) est le meilleur moyen de résister aux distractions.

En l’occurrence, l’autodiscipline est le premier allié du procrastinateur qui veut reprendre en main la situation. Se surveiller et contrôler ses impulsions est primordial pour réussir dans sa lutte contre la procrastination.

Pour y arriver, il peut s’aider de signaux d’alerte personnalisés qui le rappelleront à l’ordre, à chaque fois qu’il est tenté de faire autre chose ou de dévier de sa trajectoire.

Ces signaux peuvent être matériels et plus ou moins voyants, comme mettre du ruban adhésif sur la souris de son ordinateur pour se rappeler qu’il ne faut pas l’allumer.

Ils peuvent aussi être spirituels, comme des slogans que le dirigeant répétera à chaque fois qu’il sentira monter en lui l’envie de procrastiner, slogans scandés dans des phrases du genre : « Travailler un peu vaut mieux que pas du tout » ou en faisant allusion au plaisir qu’il aura une fois sa tâche terminée : « Après l’effort viendra le réconfort ».

A cet égard, il faut insister sur le fait qu’il n’est pas facile de se défaire de la procrastination. Malgré sa bonne volonté, le manager essayera de résister, inconsciemment, à tout ce qui tend à briser le mécanisme dans lequel il s’est enfermé et qui constitue un repère sécurisant pour lui.

Mais ce qui est encore plus important à savoir, demeure la ténacité de cette manie car plus la procrastination aura duré, plus elle aura d’emprise sur le manager qui devra mettre toute sa bonne volonté pour s’en débarrasser :

10 :Commencer par les tâches les plus désagréables : d’après les experts qui pratiquent, cette méthode, ne fonctionne pas avec tout le monde. Elle consiste à commencer par les activités les plus rébarbatives pour finir avec les tâches les plus gratifiantes, gardant ainsi le meilleur pour la fin.
Cette façon de procéder joue sur la notion de plaisir qui s’accentue au fur et à mesure que le travail est accompli. Dans ce cas, le plaisir est une récompense de l’effort fourni.

Mais, ce n’est pas concluant pour tous, dans la mesure où certaines personnes ont du mal à démarrer par une activité qui les rebute.

Dans ce même ordre d’idée, certains coachs estiment que le plaisir doit être le moteur qui pousse le dirigeant à agir et non pas une simple récompense.

Les personnes qui adoptent ce raisonnement préfèrent commencer par une activité gratifiante et continuer sur leur lancée pour effectuer, dans la foulée, les tâches jugées rebutantes.

Que l’on commence par le meilleur ou qu’on le garde pour la fin, la notion de plaisir est déterminante pour lutter contre l’envie de procrastiner.

Cela est d’autant plus important que le déplaisir ressenti à l’évocation des tâches rébarbatives est le talon d’Achille des dirigeants qui pratiquent la procrastination.

Par conséquent, il existe d’autres moyens qui tendent à aider le procrastinateur à briser le cercle vicieux, dont l’implication d’une tierce personne :

11 : Impliquer un tiers : le manager qui procrastine risque, à la longue, de perdre sa crédibilité aussi bien vis-à-vis de ses collaborateurs qu’à l’égard de sa hiérarchie. Prendre à témoin une tierce personne est toujours motivant dans la mesure où le procrastinateur aura à cœur d’honorer ses engagements et de « sauver l’honneur ». C’est ainsi que les spécialistes ont remarqué que les salariés qui travaillent en équipe pratiquent beaucoup moins la procrastination que leurs dirigeants qui travaillent en solitaires.

Pour s’en sortir, les coachs conseillent aux managers d’impliquer un tiers dans le processus de lutte contre la procrastination, en lui confiant leurs objectifs.

Ce tiers aura pour mission de rappeler, en quelque sorte, le dirigeant à ses devoirs, en le questionnant sur l’avancement de son projet ou en lui remémorant les délais à respecter ou l’approche de la date butoir.

Se savoir observé par un tiers qui suit de près l’évolution de son travail est motivant pour le manager qui ne pensera plus qu’à être à la hauteur de ce qu’on attend de lui, pour ne pas décevoir son vis-à-vis.

Cette méthode consiste, en fait, à reproduire le schéma qui se passe dans la réalité, en faisant prendre conscience au dirigeant procrastinateur qu’il y a toujours quelqu’un qui attend le résultat de son travail pour avancer.

La dernière astuce est loin d’être la moins importante car elle restitue l’équilibre entre le devoir de faire et le plaisir de faire, à savoir :

12 :Reconnaître son mérite : il y a une victoire, à chaque étape que le dirigeant franchit sur le chemin de la lutte contre la procrastination. Même s’il n’a accompli qu’un projet-flash, le procrastinateur doit se féliciter en s’accordant un temps de pause, consacré à une activité plaisante. Ces petites récompenses sont autant de moteurs qui le poussent à poursuivre ses efforts et aller jusqu’au bout.

De petite victoire en petite victoire, le dirigeant finira par vaincre sa tendance de toujours reporter au lendemain les tâches pesantes ou désagréables.

En pensant à l’intérêt de les accomplir  bien plus qu’au devoir de le faire, la procrastination n’aura plus aucun attrait pour lui puisqu’il réalisera son impact négatif sur son avenir professionnel et sur ses relations avec autrui.

Même s’il a du mal à accepter cette vérité, un dirigeant qui ne respecte pas ses engagements finira par perdre la confiance de son entourage – que ce soit ses supérieurs ou ses collaborateurs – mais ce qui est encore plus grave, c’est qu’il perdra, également, leur respect.

En effet, son comportement de procrastinateur lui vaudra d’être désavoué aussi bien par ses collaborateurs que par ses supérieurs, au risque de perdre sa place, à moyen ou long terme, car la situation ne peut que se détériorer au fur et à mesure que le temps passe.

A peser les avantages et les inconvénients, le choix est, donc, vite fait pour le manager qui veut sauver sa carrière d’autant plus qu’en définitive, la procrastination relève bien plus d’un état d’esprit que d’une véritable paresse ou défaillance.

Savoir repérer ses faiblesses et trouver le moyen de les dépasser est capital pour vaincre la procrastination dont nul n’est à l’abri.

Laisser l’ennui prendre le dessus et privilégier le plaisir au devoir n’est pas vraiment compatible avec la rigueur et l’implication au travail que l’on attend d’un dirigeant. Celui-ci doit être capable d’assumer les lourdes responsabilités qui lui incombent et de donner l’exemple aux membres de son équipe, comme un vrai chef.