L’e-mail, dit courriel, est le moyen le plus rapide pour transmettre des messages et échanger des informations, c’est la raison pour laquelle il est de plus en plus utilisé dans la communication professionnelle.
Qu’il s’agisse de prospection, plus communément appelée mailing, ou d’emails envoyés au jour le jour, il faudra se plier à certaines règles afin que ce moyen de communication puisse être réellement efficace.
Tout d’abord il faut exprimer l’objet du message de façon brève, personnalisée et attractive. Cette partie du mail est la plus importante car elle lui permettra de passer au travers du filtre anti-spam.
Ensuite, il faut limiter le nombre de destinataires, en effet plus le nombre des destinataires est élevé, plus les chances de recevoir une réponse ou d’obtenir la réaction souhaitée, diminuent. En limitant les destinataires, les clients se sentiront traités avec plus d’importance.
Enfin, dernier point mais pas des moindre, le corps du courriel. Statistiquement, la taille idéale pour ce genre de message est de cinq lignes parce qu’il faut être bref, concis, clair et explicite sans plus. La façon d’écrire le mail est aussi importante, l’expediteur ne doit jamais écrire toutes les lettres des mots composants son message en majuscules, car ceci reviendrai à crier sur les clients.
Pour écrire des courriels efficaces qui accrocheront l’attention des clients, il faut respecter plusieurs points.
Le premier point est le titre du courriel. Il faut qu’il soit évocateur, car un bon titre est un titre qui informe en utilisant des mots-clés qui permettent aux destinataires d’avoir une idée sur le contenu.
Le deuxième point crucial est le corps du courriel. Il ne faut pas que les phrases soient longues et interminables, au risque que les destinataires ne puissent pas repérer les mots-clés importants. Le texte doit aussi être simple et facile à comprendre, et si, le message à transmettre au client est long et contient beaucoup de détails, il faut au moins, penser à aérer le texte du courriel en plaçant des intertitres.
Outre passer un message ou communiquer des informations, il est impératif que le contenu du courriel permette de tisser des liens avec l’interlocuteur, ceci est possible grâce à l’insertion d’informations personnelles, comme le prénom du client par exemple.
Troisième et dernier point, la fin du courriel. Ce dernier doit se conclure par une phrase qui annonce soit l’objet et la période d’un prochain contact, soit une confirmation, soit une action quelconque. Il est possible également de signer en profitant de l’espace publicitaire gratuit pour promouvoir les événements et les promotions de l’expéditeur.
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